Et tett samarbeid mellom forskere og profesjonelle administrative fagpersoner er en forutsetning for å lykkes med større forskningsprosjekter.

 

Høibo, Karoline Holmboe
Karoline H. Høibo, kontorsjef ved Lesesenteret, Universitetet i Stavanger

I Forskerforum nr. 10/16 skriver tillitsvalgt Kristin Dæhli i Forskerforbundet at administrasjonen ved universitetene er nødvendig for å holde maskineriet i gang. Selv om Dæhlis budskap er på sin plass, er det behov for mer enn bare et anerkjennende nikk til administrasjonen ved forskningsinstitusjonene. Skal vi nå de mest ambisiøse forskningspolitiske målene, må Forskerforbundets forening for teknisk-administrativt ansatte (FFTA) ikke se seg fornøyd med å bli kvitt merkelappen som «sand i maskineriet», slik Dæhli skriver. FFTA må jobbe for at både ledelse og forskerkolleger ved universitetene får øynene opp for administrasjonen som uunnværlige partnere og likeverdige fagpersoner i forskningsarbeidet.

Et eksempel

Dæhli argumenterer for universitetsadministrasjonens raison d’être, men gir ingen konkrete eksempler på hvorfor det ikke er hold i påstander om at administrasjon mest er et plagsomt byråkrati. Jeg ønsker å løfte frem det NFR-finansierte forskningsprosjektet Two Teachers, ledet av Lesesenteret ved Universitetet i Stavanger (UiS). Two Teachers er et eksempel på hvordan et tett samarbeid mellom forskere og spesialiserte administrativt ansatte ikke bare gir merverdi til forskningen, men er avgjørende for å overhodet kunne gjennomføre et slikt prosjekt.

Two Teachers er et av de største forskningsprosjektene innen norsk utdanning noensinne, med et totalbudsjett på 160 millioner kroner over fem år. Prosjektet er en krevende RCT-studie (randomisert kontrollert studie), der vi skal forske på effekten av økt lærertetthet i 300 klasserom i 54 kommuner.

De viktige faggruppene

Det ble alt ved søknadstidspunktet klart at et tett samarbeid mellom forskerne og administrasjonen var en forutsetning for et prosjekt som ikke bare ville kreve høy vitenskapelig kompetanse hos forskerne, men også profesjonell administrativ håndtering i alle ledd.

Prosjektet finansierer en full administrativ stilling og en prosjektledelse med prosjektleder, arbeidspakkeledere og en administrativ lederfunksjon. Som administrativ leder har jeg dratt veksler på den samlede kompetansen i administrasjonen ved Lesesenteret og sentralt ved UiS. Dette har vært avgjørende i et prosjekt med like mange administrative som faglige problemstillinger å håndtere.

Two Teachers skal gjennomføre individuell testing av nær 6000 elever på 150 skoler, i fire runder. Å administrere innsending og registrering av klasselister, sende ut informasjonsmateriell til foreldre og håndtere samtykkeskjema for alle elever er i seg selv en krevende operasjon. 65 forskningsassistenter som har eller er underveis i pedagogisk/psykologisk utdanning, gjennomfører datainnsamlingen. I løpet av hver kartleggingsperiode på tre–fire uker dekker vi nær fire årsverk. Opplæring og sertifisering gjennomføres av vitenskapelig ansatte, mens administrasjonen tar seg av rekrutterings- og ansettelsesprosessen og leder logistikken rundt gjennomføringen av datainnsamlingen.

Vi har også hatt behov for avansert IT-kompetanse for å utvikle kartleggingsverktøy og systemer for håndtering av store datamengder. Kartleggingen gjennomføres ved hjelp av nettbrettbaserte verktøy utviklet i samarbeid mellom våre forskere og UiS NettOp, som lager digitale læremidler. Dataene fra kartleggingen skal, i tråd med de krav som stilles til datasikkerhet, overføres fra 65 nettbrett til et felles lagringssted ved UiS. Systemet for dataoverføring er utviklet i samarbeid mellom våre administrativt ansatte, forskere, IT-avdelingen ved UiS, NettOp og eksterne utviklere. I tillegg måtte vi utvikle nye databasesystemer for å håndtere personopplysninger.

Med et avansert eksperimentelt design forutsetter Two Teachers sterk grad av brukerinvolvering og brukerkontakt. Rekruttering og oppfølging av skoleeier og skoler krever både oppsøkende kontakt og velvillig håndtering av ulike problemstillinger. Vi har gjennomført kurs og konferanser for deltakende lærere og skoleledere i fem byer ved to anledninger det første året, og vi utvikler og håndterer jevnlige spørreundersøkelser. Dette forutsetter tett samarbeid mellom administrasjon og forskere, der forskerne står for det faglige innholdet i kurs og spørreskjema, og i besvarelsen av faglige problemstillinger, mens administrasjonen håndterer spørsmål rundt avtaler, økonomi og logistikk.

Kommunikasjonsfaglig kompetanse er viktig for å sikre at informasjon når ut til deltakere og andre interessenter. God kommunikasjon med deltakerne er avgjørende for at prosjektet skal gjennomføres på en god måte. Nettsidene våre (www.lesesenteret.uis.no/two_teachers) er hovedplattformen for formidling av informasjon og ressurser, på norsk og engelsk, i tillegg til strategisk bruk av sosiale medier, kontakt med pressen og profesjonelt utformet informasjonsmateriell.

I utforming av samarbeidsavtaler med skoleeierne og øvrige partnere hadde vi ikke klart oss uten juridisk kompetanse. HR-kompetanse har også vært essensielt når vi har ansatt forskningsassistenter og personer i administrative og vitenskapelige stillinger. Økonomikompetanse er avgjørende for solid økonomistyring. Øvrige administrative støttefunksjoner inkluderer gjennomføring av kick off-seminar med partnere, prosjektrapportering og bistand med Statistisk sentralbyrå-søknad.

Godt – men ikke nok

Prosjektleder for Two Teachers har uttalt at hun aldri hadde turt å søke på et så stort prosjekt hvis det ikke hadde vært for den profesjonelle administrasjonen ved Lesesenteret. Two Teachers har flere administrative ressurser knyttet til seg enn vi kjenner til er tilfellet ved noen andre forskningsprosjekter ved UiS. NFR har i sin evaluering av prosjektsøknaden uttalt at «organiseringen av prosjektet, med sterke administrative støttefunksjoner, er en styrke».

Likevel skriver det NFR-nedsatte Scientific Advisory Board i sin rapport til programstyret for LÆREEFFEKT-programmet at Two Teachers har underestimert behovet for hvilke administrative ressurser som trengs for å gjennomføre en RCT. De mener dette er en viktig lærdom å ta med i framtidige utlysninger av RCT-studier, og anbefaler å utarbeide retningslinjer som understreker behovet for tilstrekkelige administrative ressurser.

Vi tror dette kan være en lærdom som er relevant for flere områder enn RCT-studier. Nye utlysninger av forskningsprosjekt, nettverk og sentre, fra Forskningsrådet, Horisont 2020 og andre, krever stadig mer komplekse strukturer og samarbeidsallianser. Dette forutsetter ikke bare at kunnskapsarbeidere jobber med forskning, men omfatter også dem som brenner for forskningen, og som kan bidra til å realisere ambisiøse forskningsprosjekter med sin kompetanse. Two Teachers er et eksempel på et prosjekt som krever at både forskere og administrativt ansatte har de største ambisjonene innenfor sine felt. Det er min påstand at dette er mulig kun gjennom at administrativt ansatte og forskere samarbeider som likeverdige fagpersoner.