Alexander Refsum Jensenius synes ikke det er bortkastet tid å skrive søknader til Forskningsrådet som blir avvist.

I «bevegelsesstudioet» ved Institutt for musikkvitenskap på Universitetet i Oslo står høyttalere og kameraer på stativer. Her måler førsteamanuensis Alexander Refsum Jensenius og de andre forskerne hvordan folk beveger seg til musikk. Laben er delvis bygd med penger fra Forskningsrådet.

Jensenius anslår at han har vært med på å søke om penger
fra forskjellige kanaler i Forskningsrådet rundt 10 ganger. Noen ganger
har han fått napp, men det har også blitt flere avslag. For tiden leder han et Forskningsråd-støttet prosjekt som måler mikrobevegelser. Han undersøker hvordan vi beveger oss til musikk når vi står stille.

Hvor mye tid tok søknadsprosessen til dette prosjektet?

Fire år.

Bruker fem uker på søknaden 

Han utdyper:

–  Jeg søkte om et Starting Grant fra EU, jeg kom til finalen der, men
fikk ikke det. Så omarbeidet jeg søknaden og søkte hos Forskningsrådet,
og der fikk jeg støtte. Det var en utviklingsprosess i mange trinn.

Det er tidkrevende å skrive forskningssøknader. Onsdag publiserte
forskningsinstituttet NIFU en undersøkelse som viser at det typisk
krever fem ukers jobbing å skrive en søknad til Forskningsrådet. Rundt 1300 forskere som søkte om midler i 2016 svarte på spørsmål om sin tidsbruk.

Les mer om undersøkelsen her: Store variasjoner i hvor mye tid forskere bruker på søknaden

De færreste søknadene blir innvilget, i snitt 23 prosent i 2015. For Fri prosjektstøtte, som Jensenius har søkt om flere ganger, var innvilgelsesprosenten bare på 12,3 prosent.

Dette bruker forskerne tid på i søknadsprosessen:
nifu 5

– Kaster bort mye tid 

Flere mener det er sløsing med ressurser at forskere bruker flere uker på å skrive søknader som ikke når frem.

–  Det er ingen tvil om at Forsker-Norge kaster bort mye tid på å skrive søknader som ikke blir finansiert, sa førsteamanuensis Oddveig Storstad til Forskerforum onsdag.

I et innlegg i Forskerforum før jul skrev førsteamanuensis Eirik Døving at Forskningsrådet er «eit dyrt og overflødig mellomledd». Han anslo at det for hver tildeling går med nesten et årsverk bare på søknadsskriving. «Kostnadane med å lage dei bortkasta søknadene må naturlegvis dekkast inn av tildelingar institusjonen faktisk får», skrev Døving.

— Det er aldri noe gøy å få avslag. De gangene du får en konstruktiv
tilbakemelding om hvorfor det ikke er bra nok, føles det rettferdig. Men
når du får en høy score og gode kommentarer, men ikke får noen
begrunnelse for avslaget, føles det frustrerende, sier Alexander Refsum Jensenius mellom dataskjermene.

Les også: Tar 20 prosent for hjelp til å søke forskningsstøtte

Men i motsetning til Døving og Storstad, synes han ikke nødvendigvis er bortkastet tid å skrive søknader som ikke går igjennom.

— Skjerpende å skrive søknad

— Det er verdifullt, for man utvikler også en forskningsidé. Selve
prosjektutviklingsfasen tror jeg er veldig relevant uansett, for du
former det du skal gjøre. Det er skjerpende å jobbe med en
prosjektsøknad. Du må spisse argumentasjonen, lese deg opp på teori og
velge metoder for det du skal gjøre, sier han.

Les også: Forskningsrådet forbereder seg på nedbemanning. Kan bli behov for å kutte 40 årsverk

I tillegg til prosjektet han nå leder, har han vært med på å skrive søknaden til et nå avsluttet  Forskningsråd-støttet prosjekt om hvordan vi beveger oss til musikk. To
ganger har han vært med på å søke om å få status som Senter for
fremragende forskning (SFF), og han venter i spenning på utfallet av den
siste søknaden.

Vanskelig å anslå tidsbruk

Han synes det er vanskelig å anslå tidsbruken på søknadsprosesser.

Er prosjektutvikling egentlig søknadsarbeid? Jeg vet ikke. Det
søknadstekniske med å få budsjettet på plass, få det inn i malen og alt
det der, tar ikke mer enn noen dager. Men å utvikle en prosjektidé kan
jo ta år. Og man søker jo gjerne flere ganger, og da gjenbruker man
ideer og formuleringer fra tidligere søknader, sier han.

Før han søkte om EU-midler til prosjektet han nå leder, gjorde han en
pilotstudie for å teste ut noen ideer som skulle inn i søknaden. I laben
lot han folk stå stille mens de hørte på musikk. Han utstyrte
testpersonene med markører for å måle bevegelsene deres.

Så fikk jeg noen resultater som viste at her ser det ut til å være noe.
Og jeg brukte disse funnene som utgangspunkt for søknaden, forteller han.

Denne pilotstudien endte han også opp med å publisere.

Så da kom det på en måte forskning ut av søknadsarbeidet også. Sånn
sett er det hele en iterativ prosess. Det er ikke sånn at man setter seg
ned og bruker fem uker på å skrive en søknad, og den er bortkastet hvis
man ikke får tilslag.

Slik vil forskere kutte tidsbruken 

Kan noe gjøres for at søknadsskrivingen tar kortere tid? Blant de som i NIFUs undersøkelse hadde gjort seg opp en mening om dette, trodde over en tredjedel at en totrinns  søkeprosess kan forenkle arbeidet. Dette innebærer at søkerne i en første prekvalifiseringsrunde bare sender en skisse. Deretter må de gå mer detaljert til verks.  Nesten like mange mener at tidsbruken kan reduseres ved at Forskningsrådet formidler vurderingskriteriene og premissene for søknadsbehandlingen på en klarere måte. Drøyt en fjerdedel støttet et forslag om å fjerne overflødige punkter og forenkle tidkrevende punkter i malen for prosjektbeskrivelsen.

Forskningsrådets sjef: – Forbedringspotensial

Administrerende direktør Arvid Hallén i Forskningsrådet sier de allerede i noen utstrekning har innført totrinns søknadsprosesser.

På noen områder har vi hatt suksess. På andre har det vært vanskelige å få gevinst i form av redusert arbeidsmengde for oss og søkerne. Grunnlaget for å legge en søknad til side blir også svakere når man bare leverer en skisse, sier han.

Hallén er enig i at vurderingskriteriene kan bli tydeligere.

Vitenskapelig kvalitet er jo så og si alltid det sentrale kriterium. Men vi har i tillegg ofte mange andre. Men det jobbes nå med å forenkle og tydeliggjøre kriteriene. Der er det forbedringspotensial, sier han.

Bruker to dager på å legge inn CV-en 

Jensenius synes det kan bli mye pirkearbeid i utfyllingen av det elektroniske søknadsskjemaet.

Det er frustrerende når det endres på skjemaer og maler. Når CV-en din
for eksempel skal ha et annet oppsett, og du må sitte i to dager å
formatere om på den, føles det ganske meningsløst. Du ender opp med å
gjøre masse pirk som ikke er veldig relevant.

Som Forskerforum har skrevet, mener Forskningsrådet også at de bruker uforholdsmessig mye tid på å behandle dårlige søknader. For å få ned søknadsmengden vurderer de kontroversielle tiltak som å innføre søknadsgebyrer og karantene. 

Les også: 

Forskningsrådet forbereder seg på store kutt. Men toppsjefene tjener fett.