Av Mai Camilla Munkejord, forsker I ved NORCE Samfunn og professor i samfunnsvitenskap ved UiT
Publisert 9. oktober 2018 kl. 14:17
Timeføring er et tema som diskuteres flittig i lunsjpausene blant ansatte i instituttsektoren. I alle fall ved noen av instituttene som i disse dager er i ferd med å bli slått sammen til NORCE. Timeføring kan høres tilforlatelig ut, men det er det slett ikke. Timeføring kan gjøres på en rekke måter, i henhold til en rekke forskjellige logikker. Og timeføring bidrar ikke nødvendigvis til god prosjektstyring slik intensjonen nok er. Tvert imot!
Mai Camilla Munkejord
La meg starte med å si at jeg er fullt klar over at vi forskere trenger både god økonomistyring og god prosjektstyring. Vi må gjøre rede for hvordan vi bruker tiden vår, og vi skal selvsagt unngå at enkelttimer blir dobbeltfinansiert (gjennom både prosjekt A og prosjekt B). I min karriere som forsker har jeg opplevd litt forskjellige systemer som med varierende hell har forsøkt i ivareta disse behovene.
1. januar 2018 ble det innført et nytt timeføringssystem ved enkelte avdelinger ved Uni Research. Det nye systemet ble introdusert med fynd og klem. Nå skulle det føres «klokketimer»!
Systemet er helt kort fortalt som følger: En inndekning på elleve månedsverk fra Forskningsrådet (NFR) per år etter det gamle systemet = full inndekning. Full inndekning transformeres så til 28 fakturerbare timer per uke, slik at full prosjektinndekning fra NFR betyr å fakturere 75 prosent hele året – i snitt.
Øvrige timer kalles «interntid» og brukes til søknadsskriving, kompetanseheving, nettverksarbeid, interne møter, formidlingsarbeid man ikke kan fakturere, og så videre.
Det er dette systemet vi praktiserer per i dag. Vi bes om å føre «reelle timer», dag for dag. Dette kan funke fint i starten av året, særlig dersom man har solid prosjektinndekning. Men mot slutten av året kan man få et dilemma: Hva gjør man når man mangler la oss si 100 timer på ett prosjekt X, og samtidig, for å gjøre det enkelt, har 100 timer til overs på et helt annet prosjekt Y (der ubrukte timer må tilbakeføres til finansiøren ved årsslutt)? Dette er en reell situasjon for flere forskere – da det på ingen måte er et én-til-én-forhold mellom budsjettert tid og den reelle tiden det faktisk tar å gjøre oppgavene man har i ulike forskerprosjekt. Noen oppgaver tar lengre tid enn antatt, andre oppgaver går, om man er heldig, raskere.
Spørsmålet man kan stille seg innenfor et klokkestyrt timeføringsregime, er: Skal en forsker i overnevnte situasjon fortsatt føre «reelle timer» og tape de 100 timene man har til overs i prosjekt Y, eller skal vedkommende heller «feil-fakturere» og skrive timer på prosjekt Y mens man faktisk jobber på prosjekt X for å sørge for at pengene kommer inn i kassen?
Dette er et dilemma som toppledelsen i det nye NORCE må ta stilling til, og finne en god løsning på.
Det kan for ordens skyld legges til at for flertallet av forskere er situasjonen at de verken har nok fakturerbare timer i prosjekt X eller i prosjekt Y. Deres utfordring er dermed ikke at de har fakturerbare timer til overs, men at de rett og slett må ta ekstra tid i bruk for å komme i havn både med prosjekt X og Y. Denne ekstra tiden går av interntimepotten. Men hva gjør man når interntimepotten, altså 25 prosent av et årsverk innenfor gjeldende system, er oppbrukt? Skal man ta arbeidsoppgavene hjem og bruke egen fritid for å komme i mål, eller skal man fortsette å føre «reelle timer» til oppgaven er utført, med den konsekvens at man fremstår som en treg og ineffektiv forsker?
Andre dilemmaer en har med et klokkestyrt timeføringssystem, for å nevne noen, er: Skal lunsjen faktureres? Styrer forskerne over interntiden selv, eller er det ok at mellomlederne detaljstyrer denne? Og dersom en forsker mangler inndekning i starten av året, er det da forventet at han eller hun fakturerer mer enn 75 prosent mot slutten av året, selv om forskeren selv kjenner på at det ikke er faglig forsvarlig?
Dersom den nye NORCE-ledelsen ønsker å videreføre et «klokkestyrt timeføringssystem», så må det tas høyde for den virkeligheten vi forskere jobber innenfor. Klokkestyrt timeføring kan absolutt utgjøre et verktøy for prosjektstyring, men man risikerer samtidig, som illustrert i eksempelet over, at timer i enkelte prosjekt ikke blir fakturert mot slutten av året til tross for at forskeren hadde full inndekning i starten av året. Reell timeføring innebærer med andre ord en risiko for tapt inntjening. Det er i så fall et viktig poeng at enkeltforskere ikke skal holdes ansvarlig for det økonomiske tapet reell timeføring kan innebære.
Jeg har snakket med en rekke forskere ved ulike forskningsinstitutt den senere tid. Det viser seg at alle har et timeføringssystem, men at hva man fører opp, og hvordan man gjør dette, varierer veldig. Det vanligste i instituttsektoren i Norge, slik jeg oppfatter det, er at man fører ganske omtrentlig hva man bruker tiden på, eller at man faktisk ser bort fra realitetene og kun fører timer i henhold til budsjett! Jeg har også kjennskap til at enkeltforskere presses til å føre timer på prosjekter hvor man av ulike årsaker ikke kan jobbe – for å «sikre inntjeningen»! Da er man ganske langt ute å kjøre.
Jeg håper at den nye toppledelsen i NORCE innenfor de rammene som blant annet NFR og Riksrevisjonen legger, klarer å finne gode løsninger. Jeg har tro på at det er mulig å komme frem til et system som i langt større grad enn eksisterende systemer tar forskerne på alvor, og hvor det skapes rom for at den enkelte – innenfor de økonomiske og tidsmessige rammene man har å forholde seg til – kan styre tiden selv. Slik får man motiverte medarbeidere – som produserer gode resultater. Jeg tror at det nye NORCE trenger et timeføringssystem hvor man legger opp til litt ulik praksis i ulike prosjekt med ulike prosjektlogikker. Det viktigste premisset å ha med seg er kanskje at vi forskere ikke først og fremst skal produsere timer, men derimot forskningsresultater.
For forskere ved det som blir NORCE Samfunn, og som kun jobber med NFR-finansierte prosjekt, kan det mest hensiktsmessige være en modell der våre prosjektøkonomer – sammen med den enkelte forskeren – plasserer de eksternfinansierte timene den enkelte har i ulike prosjekt, inn i den enkeltes arbeidsplan fremover i tid (presisert på månedsnivå, og kontinuerlig oppdatert hver tredje måned).
Den enkelte forskeren signerer hver tredje måned på at man er klar over hvordan man er finansiert opp, og plikter å jobbe deretter for å levere det man har lovet, innenfor de tidsrammene som er fastsatt i det enkelte prosjekt. Dette vil sikre at ingen timer blir fakturert to steder samtidig, men gir samtidig fleksibilitet til den enkelte ved at man innser at visse ting tar litt mer tid enn man hadde tenkt, og visse ting tar litt mindre tid.
Jeg ser frem til en konstruktiv prosess med å få på plass et velfungerende system for å gjøre rede for timebruken i det nye NORCE. Det vil komme hele instituttsektoren til gode.
Les også:
