Arbeidsmøte får jobben gjort

Eg skulle gjerne hatt nok fokustid til ein heil arbeidsdag, og helst litt om kvelden også, men slik er det ikkje. Eg har maks 3–4 timar med full konsentrasjon per dag. Resten av tida må eg ha pausar og mindre krevjande oppgåver. Men i jobben min er dei fleste arbeidsoppgåvene konsentrasjonskrevjande.

Spørsmålet er korleis eg skal organisera dagen når konsentrasjonen, sjølvdisiplinen og igangsetjingsenergien er brukt opp og eg har fleire timar igjen av arbeidsdagen og meir som skulle vore gjort.

Tidlegare i denne spalta har eg skrive om digitale møte med felles skrivetid. I det siste har eg teke i bruk skriveseminarmetoden i samband med prosjektarbeid, som litteraturgjennomgang, utforming av spørjeskjema og arbeid med godkjenningar og rekruttering til kvalitative intervju.

Nyleg hadde kollega Fredrik Langeland og eg eit arbeidsmøte der me jobba med litteraturgjennomgang. Me hadde 100 referansar henta frå eit systematisk databasesøk som skulle sorterast. Oppgåva krev faglege vurderingar, men er likevel nokså rutineprega. Det er fort gjort å bli lei og ukonsentrert, særleg etter lunsj, når den beste konsentrasjonstida er brukt opp til eit krevjande skriveprosjekt.

Åleine er det lett å utsetja, finna grunnar til å gjera det litt seinare, etter eit par andre småting, etter lunsj, eller kanskje heller i morgon.

Men å møta opp på eit digitalt møte med ein kaffikopp i handa er ikkje så krevjande. Me tok oss tid til ti minutt innsjekk, prata litt om korleis det gjekk med vass-skaden i kjellaren, og kva elgitar ein skal kjøpa til ein tiåring. Deretter opna me eit delt og synkronisert bibliotek i referansehandteringsverktøyet, på kvar vår pc på kvar vår side av landet.

«Kva om eg set på stoppeklokka på 30 minutt, og så jobbar me oss gjennom referansar fram til klokka ringer? Du byrjar på A og eg på Å?»

Jo, det høyrdest ut som ein grei plan. Me skrudde av lyden på mikrofonane, slik at me kunne hosta, harka og snyta ut vintersnørret kvar for oss utan å forstyrra den andre. Då klokka ringde, skrudde eg på lyden og kalla Fredrik inn til møtet.

«Ja, korleis går det? Har det dukka opp noko?» Jo, begge hadde erfart at me trong nokre fleire kategoriar å sortera i, og så tok me fatt på ei ny arbeidsøkt med eit par nye kategoriar.

Med eit par slike økter hadde me sortert referansane i «relevant», «ikkje relevant» og «kanskje relevant» og fått eit godt overblikk over litteraturen.

Jobben var rett nok litt kjedeleg og rutineprega, men 30 minutt om gongen gjekk det an å halda ut, og dessutan var det motiverande å sjå at det gjekk framover med sorteringa i begge endar av den alfabetiserte lista.

I vinter har eg også hatt ein serie med arbeidsmøte for å jobba med spørjeskjema. Til dei møta har som regel ein av oss gjort litt lekser i form av å systematisera innspel frå referansegruppa i prosjektet eller sjekka tilsvarande spørsmål i andre undersøkingar. På møtet har me drøfta og skore gjennom i fellesskap. Det har vist seg å vera mykje meir effektivt enn å senda skjemaet mellom oss på e-post med stadig nye kommentarar og spørsmål.

Fordelen med skriveseminar og andre arbeidsmøte er at det er mindre krevjande å møta opp til ein avtale enn å setja seg sjølv i gang. Åleine er det lett å utsetja, finna grunnar til å gjera det litt seinare, etter eit par andre småting, etter lunsj, eller kanskje heller i morgon.

I staden for at me fordeler arbeidet mellom oss og sender diverse utkast rundt på e-post som alle dei andre skal kommentera og endra, så samlast me til arbeidsmøte. Det er utruleg kor mykje meir effektivt det er å arbeida med spørjeskjemautkast i fellesskap og drøfta endringsforslag, innvendingar og alternativ der og då i staden for å sirkulera runde på runde med kommentarar.

Etter mi erfaring er det to viktige føresetnader for at det skal fungera: For det første bør det vera minst mogleg lekser, og for det andre må me bruka tida på faktisk å gjera jobben. Faren med lekser er at folk ikkje har fått gjort det dei skulle, og at tida går med til utsetjingar, avlysingar og unnskyldningar. Dersom det blir eit pratemøte kor ein berre snakkar om korleis jobben skal gjerast, blir det samla sett berre meir jobb.

Med arbeidsmøte er oppgåva enkel: Alt eg skal gjera, er å møta opp, og så tek me det derifrå. Konsentrasjon, sjølvdisiplin og igangsetjingsenergi er knappe gode. Det gjeld å bruka det der det trengst mest, og støtta seg til fellesskapet resten av tida.

For å tenkja og skriva må eg ha tid til å kvila kroppen og hovudet