– Det kom bare et direktiv fra oven om at man måtte ha hundre prosent åpne kontorlandskap

Av Aksel Kjær Vidnes

Publisert 5. mars 2019

Tillitsvalgte mener de ikke ble tatt med på råd da ledelsen bestemte seg for å innføre «free seating» og «clean desk». Arbeidstilsynet er bekymret.

– De ansatte er veldig urolige for hva det vil gjøre med arbeidsdagen at de ikke skal ha faste kontorplasser lenger, sier tillitsvalgt Gjert Anders Askevold. Foto: HVL

– Vi kan si at vi er bekymret.

Det sier tilsynsleder Marita Scott ved Arbeidstilsynet i Bergen til Forskerforum. Arbeidstilsynet har nylig svart på en bekymringsmelding fra de ansatte om utformingen av det nye bygget til Høgskulen på Vestlandet, som er under oppføring. Mens de ansatte har ønsket seg cellekontorer har ledelsen gått inn for aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Representanter for de ansatte mener de ikke har blitt inkludert i beslutningsprosessen, og Arbeidstilsynet har svart med å informere høyskolen om at de plikter å involvere de ansatte i medvirkningsprosesser. Det har ikke skjedd, mener tillitsvalgt i Forskerforbundet Gjert Anders Askevold:

– Vi opplever ikke medvirkningen som veldig god. Innføring av konseptet med aktivitetsbaserte arbeidsplasser har ikke vært drøftet med de tillitsvalgte. Ledelsen sier det skal ha vært drøftet, men ingen finner papirer på at det har vært gjort, forteller Askevold.

Ingen faste plasser

Han er  urolig for hvordan arbeidssituasjonen skal bli for de ansatte, og kritisk til hvordan ledelsen har håndtert planleggingsprosessen. Ifølge Aksevold spilte de ansatte inn tidlig i prosessen at de kom til å trenge mest mulig cellekontorer. Men plutselig fikk de beskjed om at det nye bygget til høyskolen skulle bli planlagt etter ABW-prinsippet, eller «activity based workplace»-prinsippet. Det betyr at lokalene innredes med en rekke ulike typer arbeidsplasser som passer til ulike typer arbeidsoppgaver, og at de ansatte flytter seg fra arbeidsplass til arbeidsplass ut ifra hva slags oppgaver de har den dagen. Hvis man trenger stille konsentrasjonstid, kan man finne seg et kontor. Hvis man ikke har samme behov for konsentrasjon kan man sette seg i et åpent kontorlandskap og jobbe. Og når man forlater arbeidsplassen må alt av personlige eiendeler tas med. Konseptet innebærer såkalt «free seating» og «clean desk».

– Det er ingen som skal ha fast kontorplass lenger, og de ansatte er veldig urolige for hva det vil gjøre med arbeidsdagen. Hvor skal man oppbevare bøkene eller materiell til undervisning? En annen bekymring er om vi må bruke mye administrasjonstid på å rydde opp og ned arbeidsplassen vår hver dag. Hva vil det gjøre med arbeidsmiljøet? Vi frykter at mange faglig ansatte vil bruke hjemmekontor, og for de administrativt ansatte som har tilstedeværelsesplikt er vi redde for hvordan arbeidsdagene vil bli, sier Askevold.

Les også:

– Ansatte fikk ikke medvirke

Før jul sendte derfor representanter for de ansatte en bekymringsmelding til Arbeidstilsynet om at høyskolen ikke har vurdert de arbeidsmiljømessige konsekvensene av å innføre aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Arbeidstilsynet som tidligere i 2018 hadde besøkt høyskolen for å veilede ledelsen skriver i et svarbrev at «vi [fikk] forståelsen av at HVL skulle gjennomføre medvirkning i videre prosess med kartlegging og risikovurdering og på dette grunnlaget gjøre tiltak for å sikre arbeidsmiljøet. Dette bidro til at vi valgte å ikke varsle pålegg.»

– Det er opp til Høgskulen på Vestlandet hvordan de utformer arbeidsplassene, men det må være med bakgrunn i en prosess med de ansatte, så man får de nødvendige tilpasninger for de som trenger det, sier tilsynsleder Marita Scott.

Scott understreker at dersom det skjer endringer i prosessen underveis må de ansatte får delta i medvirkningsprosesser også knyttet til endringene.

Det har ikke skjedd, ifølge tillitsvalgt Askevold. Han forteller at brukerutvalget og brukergruppene som har diskutert konseptvalget for det nye bygget ønsket seg mest mulig cellekontorer, men at ledelsen valgte aktivitetsbaserte arbeidsplasser uten å diskutere det med dem.

– Det kom bare et direktiv fra oven om at man måtte ha hundre prosent åpne kontorlandskap. Alle brukerutvalg og folk som hadde vært med i prosessen opplevde det som en skinnprosess.

En konsekvens kan være at vi gir pålegg om kartlegging, og eventuelle tiltak som fører til ombygging.

Marita Scott, tilsynsleder i Arbeidstilsynet

– Mangler dokumentasjon på medvirkning

Askevold mener ledelsen heller ikke kan dokumentere at det har vært en medvirkningsprosess.

– Tillitsvalgte har spurt om vi kan få se protokollen der det har vært drøftet innføring av aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Og den er fremdeles ikke funnet. Vi har ikke fått sett den.

– Hva sier ledelsen når dere tar dette opp?

– Det er et ikke-tema. Det er en sak de ikke vil diskutere lenger, for alt er bestemt og godtatt og vedtatt.

Scott i Arbeidstilsynet sier at HVL plikter å vise frem dokumentasjon på at de ansatte har blitt tatt med i medvirkningsprosessen, også etter den innledende fasen.

– Man må kunne dokumentere at det er medvirkning i den videre prosessen. At tillitsvalgte har vært med i en tidlig fase garanterer ikke for eventuelle endringer, så tillitsvalgte må være inkludert i de endringene som skjer, og alt må være skriftliggjort.

– Hva vil konsekvensene kunne bli hvis det viser seg at HVL ikke har inkludert de ansatte i endringene som skjer?

– Dersom vi har tilsyn og det viser seg at for eksempel arbeidsplassene ikke er forsvarlige utfra arbeidsoppgaver og eventuell tilrettelegging for ansatte, kan en konsekvens være at vi gir pålegg om kartlegging, og eventuelle tiltak som fører til ombygging.

HVL: Vil ikke svare på anklager

Scott sier at Arbeidstilsynet ikke har planlagt å gjennomføre et tilsyn, men utelukker det ikke.

– Hvis vi skulle gått inn og gjennomført tilsyn ville én innfallsvinkel vært å se på medvirkningsprosessen. Da ville vi vurdert i hvilken grad har man ivaretatt internkontrollforskriften, som stiller veldig klare krav til organisering, ledelse, medvirkning, og kartlegging av risikovurderinger. Vi ville sett på om man har vurdert arbeidsplassene i forhold til hvem som skal sitte der, for eksempel om det er noen som må ha tilrettelagt arbeid i forhold til støy og konsentrasjonsarbeid.

Forskerforum har bedt høyskolen og rektor Berit Rokne om å kommentere påstandene fra Gjert Anders Askevold om at ledelsen ikke har involvert de ansatte i beslutningen om å innføre aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Gjennom pressekontakt Helge Olsen svarer høyskolen at HVL ikke vil kommentere saken før styremøtet som skal arrangeres onsdag 6. og torsdag 7. mars. Da skal høyskolestyret bli informert om byggeprosessen og de ansattes bekymringsmelding om medvirkningsprosessen. Saken er ikke satt opp som noen diskusjonssak, men en orienteringssak, som bekymrer Askevold.

– Det skal opp i styremøtet nå, men ledelsen ved høyskolen vil kun informere styret, ikke diskutere med styret, for alt har liksom kommet så langt og alt «er for seint». Det blir argumentert med at det meste er for seint, at det er svært lite som kan gjøres med vegger og dører, annet enn at det skal bygges som planlagt, sier Askevold, og legger til:

– Vi har et håp om at styret tar til fornuft.

 

Les også: