Er det tillatt med hjemmekontor? Får du ekstra skjerm og pult? Slik er institusjonenes praksis.

Er det tillatt med hjemmekontor? Får du ekstra skjerm og pult? Slik er institusjonenes praksis.

Av Jørgen Svarstad

Publisert 16. september 2020

Mens noen får ekstra sett med skjerm og kontorstol til hjemmekontoret levert på døra, må andre nøye seg med laptop og sin egen kjøkkenstol.

Forskerforum har spurt 16 universiteter og høyskoler om hva slags praksis de har når det gjelder hjemmekontor, og om ansatte får ekstra utstyr til hjemmekontoret. Slik svarte de:

Oslomet

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Som Forskerforum har fortalt, er hovedregelen at de ansatte fortsatt skal jobbe hjemmefra. Dette for å ikke belaste kollektivtrafikken i Oslo. Bare halvparten av de ansatte kan være til stede samtidig.

Får de utstyr til hjemmekontoret?

Universitetet hare bestemt at alle som ønsker det, skal få arbeidsstol og hev- og senkbare bord til hjemmekontoret, i tillegg til skjermer og annet teknisk utstyr. Universitetet har avtale med et flyttebyrå, og utstyret blir kjørt hjem til de som ikke kan hente selv.

Universitetet i Stavanger:

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

På universitetets intranett står det:

«Etter at UiS åpnet for studenter, ansatte og gjester er hovedregelen at ansatte skal jobbe på campus. Tilstedeværelse på campus forutsetter at det er mulig å følge smittevernrådene på den enkelte arbeidsplass. UiS skal følge de samme smittevernrådene som ellers i arbeidslivet, ha egne smittevernveiledere og ha vurdert transportmulighetene.»

Universitetet i Stavanger. Foto: UiS

Og videre:

«Ansatte i risikogrupper er unntatt fra hovedregelen om tilstedeværelse på campus (les Folkehelseinstituttets råd og informasjon til risikogrupper).

Vi anbefaler at man enten går, sykler eller kjører bil til campus. Om kollektivtransport må benyttes, bør rushtiden unngås, og FHI sine råd til passasjerer må overholdes. Ellers kan hjemmekontor nyttes for ansatte som er avhengig av kollektivtransport.

Hjemmekontor kan også benyttes når det foreligger annen akseptabel begrunnelse og arbeidets art tillater det. Bruk av hjemmekontor må avtales med nærmeste leder.

Ved bruk av hjemmekontor gjelder fortsatt ordinære arbeidstidsbestemmelser.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Ved bruk av hjemmekontor er utgangspunktet at den ansatte skal ta med seg utstyr fra kontoret på campus. Det er mulig å få hjelp til å frakte hjem utstyr hvis det er behov for det.  Ved spesielle behov for å anskaffe utstyr eller rekvisita som skal brukes på hjemmekontor, skal den ansatte ta opp det med sin leder. Det må vurderes i det enkelte tilfelle.»

NTNU

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

HR-og HMS-sjef Arne Kr. Hestnes skriver til Forskerforum:

«Hovedregelen nå er tilbakevending til campus, men med en tilpasning til smitteoppblomstringen vi så/ser nå på slutten av sommeren. I praksis innebærer det ved de fleste enheter at ca. 50% av de ansatte er tilstede samtidig. Det er utviklet rulleringsordninger og for de som er i risikogruppe praktiserer vi lav terskel for hjemmekontor, og prøver også tilpasse oss hensynet til kollektivtrafikkene. «

Foto: NTNU

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Vi har i stor grad stilt stoler og skjermer til disposisjon og bedriftshelsetjenesten tilbyr hjelp til å finne ergonomiske løsninger.

Vi er i ferd med å utarbeide en «hjemmekontorordning» på mer varig basis, i det arbeidet tar vi opp tematikk knyttet til ansvar, tilrettelegging, utstyr osv.», forteller Hestnes.

Universitetet i Oslo

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

UiO har enordning der hjemmekontor blir avklart mellom den ansatte og nærmeste leder. Smittevernregler og ønsket om å redusere tallet på reisende i kollektivtrafikken står sentralt i vurderingen av om de ansatte skal jobbe hjemmefra eller være til stede på arbeidsplassen.

Drop inn testestasjoner for Covid – 19 er satt opp flere steder i Oslo. Universitetet i Oslo er en av teststedene. Foto: Terje Pedersen / NTB scanpix

Får de utstyr til hjemmekontoret?

Det blir gjort en individuell vurdering av hva slags behov for ergonomisk utstyr eller IT-utstyr til hjemmekontor som er nødvendig å få dekket, har personaldirektør Irene Sandlie tidligere opplyst til Forskerforum.

– Dette blir gjort i dialog mellom den ansatte og nærmeste leder. Vi har også tilrettelagt for at ansatte kan låne med seg utstyr fra kontoret hjem.

Universitetet i Sørøst-Norge

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

 «Hovedregelen for USNs ansatte er at vi jobber på campus, forutsatt at det er mulig å opprettholde et godt smittevern. Hvis ansatte er i risikogrupper, hvis de er avhengige av kollektivtrafikk for å komme til arbeidsstedet, har en kontorplass der det ikke er mulig å holde tilstrekkelig avstand til andre, eller av andre grunner ikke ønsker å arbeide på campus, kan de avtale hjemmekontor med sin leder», opplyser kommunikasjons- og markedsdirektør Reidun Mangrud.

. Universitetet i Sørøst-Norge Campus Bø. Foto: Trond Reidar Teigen / NTB scanpix

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«De som arbeider hjemme, av grunner som vi har spesifisert tidligere, kan låne med seg skjermer, kontorstol og annet utstyr, som de vanligvis benytter på kontorplassen. Vi forutsetter at utstyret flyttes tilbake når perioden med hjemmekontor er over. De ansatte sørger selv for transporten», forteller Mangrud.

Universitetet i Bergen

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

HR-avdelingen informerer:

«Universitetet i Bergen følger nasjonale myndigheter og Bergen kommunes råd om å redusere antall reisende i kollektivtrafikken. UiB skal som stor statlig arbeidsgiver balansere hensynet til tilstedeværelse med hjemmekontor for å forhindre smitte. Alle i risikogruppen bør arbeide hjemmefra. Hvis ikke forskjøvet arbeidstid er hensiktsmessig, anbefales hjemmekontor.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Ved nedstengingen av Universitetet i midten av mars fikk alle ansatte mulighet til å ta med utstyr fra kontoret hjem. Det ble lagt til rette for at alle kunne hente det utstyret de hadde behov for. Det ble også tilbudt transport av utstyr for ansatte som hadde behov for dette. 

I høst vil det legges til rette for en kombinasjon mellom hjemmekontor og tilstedeværelse på arbeidsplassen. De fleste ansatte har egen laptop som kan tas med hjem, og har derfor muligheten til å arbeide hjemmefra.

Rutinene vi har per dags dato er at alle enheter selv gjennomfører en kartlegging blant sine ansatte for å få innblikk i hvem som har behov for ekstra skjerm, tastatur og datamus til hjemmekontor. UiB står for innkjøp av utstyr, med mindre det er gjort individuelle avtaler om annet. Hensikten med dette tilbudet er å gjøre arbeidssituasjonen for våre ansatte bedre på hjemmekontor. Utstyret kan ansatte selv hente eller det kan avtales hjemmelevering.

Spesielle tilrettelegginger som kontorstol, mousetrapper, rollermouse, underarmstøtte, mm. kan også bestilles ved behov.

I tillegg til disse ordningene, har universitet satt ned en egen arbeidsgruppe som arbeider med politikk for hjemmekontor. Her vil det arbeides ytterligere med infrastruktur og retningslinjer for bruken av hjemmekontor. Det kan også nevnes at alle ansatte har fått tilskudd til dekning av bredbåndskostander», opplyser HR-avdelingen.

Norges Handelshøyskole

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

På grunn av det høye smittetallet og anbefalingene fra byrådet, har NHH-ledelsen bestemt at alle som kan ha hjemmekontor skal ha det i ti dager (ut denne uken).

Men ellers skal ansatte som hovedregel jobbe på campus. NHH har gått ut med denne informasjonen til alle sine ansatte:

«Alle skal ha sin daglige arbeidsplass på campus. Den enkeltes tilstedeværelse på campus er svært viktig for at vi igjen kan oppleve et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. I alle NHH sine arealer vil NHH sine smittevernbestemmelser gjelde. Ansatte som sitter i kontorlandskap skal ha faste plasser. Dersom det ikke er mulig å ivareta de gjeldende avstandsbestemmelser, må det benyttes tilleggslokaler. Eventuelt kan en innføre en rullerende ordning med hjemmekontor. Dersom særlige grunner tilsier det, kan ansatte etter avtale med nærmeste leder fortsatt benytte seg av hjemmekontor enkelte dager eller i kortere perioder.»

NHH-professor Christine Meyer ble intervjuet om å ha hjemmekontor i Forskerforum forrige uke. Foto: privat

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Generelt er det slik at NHH ikke har en generell dekning av utstyr til hjemmekontor, men vi gjør tilpasninger til den enkelte. Dette avtales mellom medarbeider og nærmeste leder. Vi gjorde et anslag av hvilke tilpasninger som ble gjort i vår under koronautbruddet, da alle ansatte ble oppfordret om å ha hjemmekontor. I august har ansatte ikke blitt oppfordret om å ha hjemmekontor, men har hatt mulighet til det dersom de tilhører risikogruppen eller er avhengig av kollektivtransport», skriver direktør for kommunikasjon og samfunnskontakt Geir Mikalsen.

Høgskulen på Vestlandet

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Avdelingsleder for Kommunikasjon og samfunnskontakt Svein Ove Eikenes skriver til Forskerforum:

«Her på HVL har vi kommunisert at vi ønsker alle tilsette tilbake på campusane våre. Tilsette som er i risikogruppa skal arbeide heimanfrå, dersom tilrettelegging av arbeidet på annan måte ikkje er mogleg eller aktuelt. Det vil også vere mogleg å jobbe heimanfrå for andre tilsette enn dei som er i risikogrupper, dersom arbeidets art tillèt det. Heimekontor må avtalast med nærmaste leiar.»

Campus Kronstad på Høgskulen på Vestlandet i Bergen. Foto:HVL

Og fortsetter:

«Vi har og oppmoda tilsette om å bruke alternativ til offentleg transport til campus der det er mogleg. Så følger vi situasjonen og utviklinga tett. Vi ser at ting kan endre seg fort, og at vi må difor må vurdere tiltak fortløpande.

Med bakgrunn i Bergen kommune sine nye tidsavgrensa korona-tiltak gjeldande frå 9.9 til og med 18.9 har krise- og beredskapsleiinga i HVL bestemt at alle tilsette ved campus Bergen som kan skal jobbe heimanfrå.

Vi har og bedt tilsette avgrense sin jobbreiseaktivitet, inkludert mellom campusar, til reiser som blir vurdert som heilt naudsynte.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Når det gjeld eventuelt kontorutstyr til heimekontor har vi lagt oss på ei linje at det vert avklart i dialog med nærmaste leiar.»

Høgskolen i Østfold

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Informasjonssjef Tore Petter Engen informerer:

«Vi følger FHIs retningslinjer og oppmuntrer flere ansatte til å veksle mellom hjemmekontor og vanlig kontor. VI har oppmuntret til god dialog mellom ledere og ansatte slik at vi får til en god miks av tilstedeværelse og fornuftig antall ansatte på de ulike studiestedene. Det vil derfor være nærmeste leder som har oversikt over fordelingen av hjemmekontor/kontor for sine ansatte.

Høgskolen i Østfold, studiested Fredrikstad (Foto: Bård Halvorsen)

Vi har mange ulike kategorier ansatte (fag/tekn.adm), og noen av gruppene har mer behov for tilstedeværelse på campus enn andre. Vi har også ansatte som flekser mellom ulike campus og hjemmekontor. Vi har derfor ikke sagt noe eksakt tall for hvor mange dager en ansatt skal være på kontoret i løpet av en uke. Dette er etter avtale mellom leder/ansatt. Det er stert fokus på smittevern på felleskontor og fellesarealer, så vi oppfordrer ansatte til å spre seg. Slik vi forstår dette nå, ser det ut til at dette fungerer tilfredsstillende.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«De fleste av våre medarbeidere hadde allerede før pandemien bærbart datautstyr. Dette har de også tatt med seg hjem til hjemmekontor. Når høgskolen var helt nedstengt, tillot vi også at ansatte tok med seg ekstra skjermer og annet nødvendig datautstyr hjem, slik at de fikk en mest mulig normal arbeidssituasjon på sitt hjemmekontor. I utgangspunktet er det ikke handlet inn mye ekstra utstyr i forbindelse med denne etableringen, selv om det sikkert enkeltvis har vært nødvendig å gjøre noen små tilpasninger. Når vi kom tilbake til en situasjon over ferien, hvor utgangspunktet var at man skulle møte på kontoret, tok ansatte med seg utstyret tilbake til kontoret. Enkelte har også valgt å ta med kontorstolen til hjemmekontoret når de har jobbet mye der. Den tar de selvsagt med tilbake til sitt kontor når de returnerer dit.»

Høyskolen Kristiania

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Kommunikasjonsrådgiver Anette Johnssrud Larsåsen skriver:

«Vi praktiserer hjemmekontor frem til neste sommer, og avdelingslederne er ansvarlige for gjennomføringen av dette. De ansatte som er på campus følges også opp av avdelingsleder som passer på at det er praktisk mulig å gjennomføre, og hver enkelt ansatt har måttet sette seg inn i smittevernreglene. Noen faglige samt andre støttefunksjoner i organisasjonen er til tider på campus og dette er organisert på en slik måte at vi til enhver tid vet hvem som er og har vært på campus.»

Studenter som jobbet med en eksamensoppgave på Høyskolen Kristiania før sommeren. Foto: Jørgen Svarstad

Vi har lagt opp til en blanding av digital og fysisk undervisning for å redusere trykket på kollektivtrafikken og påse at avstandsbestemmelsene til enhver tid følges på campus. Vi oppfordrer også til å ikke benytte seg av kollektivt i rushtidene. Vi har utvidet tiden for undervisning for å fordele personer som er på campus over en lenger periode.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Alle som har hjemmekontor har muligheten til å få utstyr fra oss. De som kun har hjemmekontor har derfor fått stol, pc-skjerm, tastatur og mus som enten er hentet selv eller sendt med bud. Dette er utstyr som eies av Høyskolen Kristiania og vil bli levert tilbake. De som praktiserer både hjemmekontor og gjennomfører arbeidsdagen på campus har fått låneutstyr fra oss til bruk hjemme. De faglige som underviser hjemmefra som trenger for eksempel kamera og mikrofon har også fått lånt dette fra oss til hjemmebruk», skriver kommunikasjonsrådgiver Johnsrud Laråsen.

Nord universitet

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Universitetet har sendt denne meldingen til sine ansatte:

«Fra og med 10. august skal alle ansatte møte som vanlig på sitt arbeidssted.

Unntak kan gjøres for ansatte i risikogruppen og ansatte som er avhengig av kollektivtransport.

Ansatte som er avhengig av kollektivtransport for å komme på jobb, kan etter avtale med nærmeste leder jobbe hjemmefra dersom det er mulig. Ved noen studiesteder kan det tidvis være høyt trykk på kollektivtrafikken. Med den fleksibiliteten Nord-ansatte har i sin arbeidstid, vil det likevel kunne være mulig for den enkelte å tilpasse nødvendige reiser med kollektivtrafikk til og fra jobb. Det skal vurderes hvorvidt det er mulig for den ansatte å komme senere på jobb, eventuelt starte arbeidsdagen hjemme og ta kollektivtransport til jobb utenfor rushtiden.»

Nord universitet Steinkjer februar 2017 Foto: Nord universitet
Nord universitet Steinkjer februar 2017 Foto: Nord universitet

Ansatte som er i risikogruppen, kan etter avtale med nærmeste leder fortsatt jobbe hjemmefra i hele eller deler av arbeidsdagen dersom det er mulig å utføre arbeidet på denne måten.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

Vi legger ikke til rette for at ansatte kan ha tilsvarende utstyr både hjemme og på ordinært kontor. Alle ansatte har bærbar PC, og det er ved behov gitt mulighet for å ha ekstra skjerm for noen medarbeidere. Når hovedordningen var hjemmekontor ble det gitt bistand når det ble uttrykt behov  til frakt av utstyr fra kontoret til å jobbe hjemmefra, opplyser Bjarte Toftaker, konstituert organisasjonssjef.

NMBU

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Administrasjonsdirektør og beredskapsleder Lars Atle Holm svarer:

«Ansatte har som hovedregel jobbet hjemmefra fra mars og til august. Unntak har vært noen funksjoner, som blant annet håndverkere, renholdere og ansatte som håndterer planter, parken, viktige funksjoner i laboratorier, samt friske og syke dyr (klinikker).

Fra august oppfordrer ledelsen til å jobbe på campus så langt som mulig. For å bidra til mindre smitte, er terskelen for å jobbe hjemmefra lav. Ledere på fakulteter og i avdelinger er ansvarlig for å finne fleksible løsninger for hver enkelt ansatt. Vi har derfor ikke full oversikt over hvor mange som jobber helt eller delvis hjemmefra nå. Dette er tillitsbaserte avtaler som gjøres mellom leder og ansatt. Vi følger situasjonen tett og gir anbefalinger fortløpende til ansatte og studenter som er i tråd med helsemyndighetenes retningslinjer.»

Foto: NMBU

Får de utstyr til hjemmekontoret?

De ansatte har i stor grad flyttet utstyr fra kontorene og hjem, og det har i mindre grad blitt kjøpt inn spesifikt utstyr til hjemmekontorer. Ansatte som har behov for utstyr hjemme, avtaler dette med sin nærmeste leder. Hvordan innkjøpet gjøres er basert på hva som er mest praktisk for hver enkelt.

NMBU har opprettet en egen konto for ekstrakostnader knyttet til korona. Av disse kostnadene er rundt 122 000 kroner kontert med utstyr (tegnebrett/skjermer/headset ol). Disse kostnadene har i hovedsak har gått til hjemmekontorløsninger», opplyser Lars Atle Holm.

Høgskulen i Volda

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Rektor Johan Roppen skriver:

«Tilsette skal møte på jobb som vanleg. Høgskulen i Volda er i ein region med svært låg smitte og svært liten bruk av kollektivtrafikk. Dei fleste tilsette går eller syklar til jobb, eller dei køyrer eigen bil. Dei aller fleste tilsette har også einekontor. Vi har ikkje opplevd noko trykk i retning av at fleire eller mange ønsker å jobbe mest muleg heimanfrå.»

Får de utstyr til hjemmekontoret?

«Vi ønsker at tilsette skal vere på jobb som vanleg. Det er svært få av dei tilsette som har inngått avtale om heimekontor og det har vore i heilt spesielle tilfelle som ikkje kan seiast å vere koronarelevante.

Våren 2020 vart jo tilsette pålagt heimekontor og fekk då IT støtte etter avtale (oppmøte på jobb eller rettleiing på tlf/video). Utlegg til evt kontorutstyr heime vart ikkje refundert og det vart også formidla tilsette. Fleire tilsette valde å hente heim til dømes kontorstolar, skjermar og liknande og det var naturlegvis heilt greitt», opplyser rektor Roppen.

Høgskolen i Innlandet

Får de ansatte utstyr til hjemmekontoret?

Det er etablert en ordning for utlån av arbeidsstol og hev-senk-kontorpult. I noen tilfeller kan det være aktuelt å låne annet utstyr, da begrunnet særskilt som en del av dokumentert behov for tilrettelegging. Følgende personlig IT-utstyr kan lånes ut for arbeid hjemmefra gjelder: Dockingstasjon, ekstra PC-skjerm, ekstra tastatur og ekstra mus.

Vi kjøper inn utstyr i tillegg det utstyret medarbeideren har på sitt kontor på campus og bestillingen, og dermed kostnaden, håndteres av høgskolen. For møbler er det normalt leveringstid på 5 – 6 uker, men vi har fått til en ekspressordning for å få levert bord og stol i løpet av 14 dager til de med mest presserende behov. Det er avtalt hjemmelevering for de medarbeiderne som ønsker det», skriver eiendomsdirektør Jan Aasen.

Universitetet i Agder

«På UiA er vi klare på at ingen av våre ansatte har «hjemmekontor» i den forstand at universitetet står for utstyr når ansatte jobber hjemmefra i en normalsituasjon. Våre ansatte tar selvfølgelig med seg laptopen på reise og arbeider fra mange ulike steder, men kontoret/arbeidsplassen til den enkelte er på campus. Vi setter ikke opp våre ansatte med dobbelt utstyr», skriver konstituert kommunikasjonsdirektør Øivind Eskedal.

Men fortsetter:

«I koronatiden har selvfølgelig dette vært noe annerledes, da vi alle har vært nødt til å jobbe hjemmefra mens campus var stengt. De fleste ansatte har da tatt med seg utstyr hjem selv, mens noen har fått hjelp til å frakte dette hjem. Ansatte som for eksempel har behov for hev-senk-pult har kunnet få denne levert hjem til seg.

Hovedregelen ved UiA er at de ansatte jobber på campus nå. HMS-lederne (avdelingsdirektører og fakultetsdirektører) har ansvar for å vurdere om dette kan gjøres trygt med tanke på smittevern, og å ta individuelle hensyn der det er nødvendig. Denne hovedregelen kan selvfølgelig endres raskt dersom vi får en annerledes smittesituasjon i vår region».

Universitetet i Tromsø

I hvilken grad kan ansatte ha hjemmekontor?

Ved UiT skal ansatte som hovedregel komme på jobb på campus. Folk i risikogrupper bes kontakte sin leder for avklaring.

I UiTs retningslinjer står et videre: «Det vil fortsatt være mulig også for andre enn de i risikogrupper å jobbe hjemmefra, dersom arbeidets art tillater det. Dette må gjøres etter avtale med nærmeste leder.»

UiT har ikke samlet oversikt over omfanget av bruk av hjemmekontor, men de antar at de fleste ansatte er til stede på arbeidsplassen.

Får de ansatte utstyr til hjemmekontoret?

I UiTs retningslinjer står det at ledere skal legge til rette for enkle anskaffelser av utstyr hvis det er nødvendig. «Som hovedregel
skal det ikke gjøres større anskaffelser av utstyr i forbindelse med ordning med arbeid hjemmefra.»

Les også: