DEBATT

Arkivene endrer karakter, men ikke innhold

Av Ine Fintland, Eirik Haachvaag Andersen og Jo Rune Kristiansen Ugulen

Publisert 30. november 2015

Sentralisering og spesialisering er ikke det riktige organisatoriske grepet for Arkivverket, skriver tre ansatte.

Av Ine Fintland, førstearkivar ved Statsarkivet i Stavanger, Eirik Haachvaag Andersen, hovedtillitsvalgt for Forskerforbundet og Jo Rune Kristiansen Ugulen, førstearkivar ved Riksarkivet

Arkivverket er satt på den politiske dagsorden. Fredag 20. november besvarte statsråd Thorhild Widvey to skriftlige spørsmål om Arkivverket fra Stortinget. Ganske sikkert vil statsråden måtte gi ytterligere svar om norske arkiver til Stortinget i den nærmeste framtid.

Det interne utviklingsarbeidet i Arkivverket stoppet opp i november da fagforeningene brøt forhandlingene med Arkivverkets ledelse. Dette har medført at debatten om det statlige arkivverkets framtid er brakt ut til offentligheten. Det er der ordskiftet om det nasjonale og regionale minnet hører hjemme.

LES OGSÅ: Brudd i forhandlingene om omorganisering av Arkivverket.

Det er både spennende og utfordrende at dette skjer nå, mindre enn tre år siden Stortinget behandlet meldingen om arkiver (Meld. St. 7 (2012-2013)). Det er utfordrende fordi det er et signal om at stortingsdebatten den gang ikke maktet å ta entydig stilling til flere viktige sider ved framtidens arkivordning. Det er spennende fordi det gir oss en mulighet til å fortelle om den arkivfaglige virksomheten til både folkevalgte og folk flest.

Et viktig argument for å gjøre organisatoriske endringer, er knyttet til at arkivmateriale er i ferd med å endre karakter. Når arkiver skapes, skjer dette ikke lenger i form av papirdokumenter. Nå forholder vi oss til tekst, tall og bilder skapt elektronisk. Dette krever ikke slike magasiner som vi kjenner fra fortidens arkiver. Arkivverket har hatt fokus på dette over flere tiår.

Prinsipielt sett kan elektroniske arkiver lagres hvor som helst i verden. Innholdet kan hentes fram uten at man har stedlig nærhet til arkivdepotet. Dette er ikke nødvendigvis et argument for en sentralisering av selve arkivtjenesten.

Et forsvarlig arkivdepot består av mye mer enn selve datalageret. Det handler om å ha kompetanse på ordning av materiale som skal arkiveres samt kunnskap om framfinning og bruk av relevant informasjon til ulike formål.

For det samlete arkivfaglige arbeidet, er endringen fra papirbaserte til elektroniske medier egentlig bare et spørsmål om et skifte av teknologi. Vi vil i framtiden stå overfor tilsvarende faglige utfordringer som i dag. Vi må fremdeles sikre at arkivmateriale blir tatt vare på i den sammenheng og slik som det er skapt (proveniensprinsippet, tilhørighetsprinsippet). Denne utfordringen er bare større ved elektroniske arkiver enn de gamle, fysisk velavgrensede papirbaserte samlingene.

Det vil fortsatt være behov for å utarbeide arkivbeskrivelser som sier noe om de regionale og nasjonale samfunnsmessige og organisatoriske rammene som eksisterte da materialet ble laget. Ved elektronisk skapt materiale, er det også helt avgjørende at man ser dette i sammenheng med metadata som viser hvordan det elektroniske systemet fungerte da materialet ble skapt.

Selv om brukerne av arkivene i dag har direkte tilgang til materialet gjennom Internett, vil det være bruk for arkivarer som kan hjelpe til med å finne fram til relevante data, og som kan sette dette materialet inn i en sammenheng som gir et godt grunnlag for kildekritikk.

LES OGSÅ: Arkivverket vil bygge større miljø.

Da Stortinget drøftet arkivmeldingen i mars 2013, ble det gitt bred tilslutning til innholdet i meldingen (Innst. 243 S (2012-2013)). Ikke minst er det verdt å merke seg at Stortinget eksplisitt støtter opp om organiseringen av Arkivverket med dets sentrale og regionale ledd.

Opposisjonens merknader var i det vesentlige knyttet til det som ikke var tatt med i meldingen. Det handlet blant annet om å styrke bevisstheten om hvordan arkivdannelsen skjer, og hvordan man skal kunne sikre tilstrekkelig kompetanse slik at arkivverdig materiale ikke forsvinner, altså nettopp slike forhold som er kommet litt i skyggen i den planlagte omorganiseringen.

Både i meldingen og i komiteinnstillingen, er det lagt stor vekt på å se de offentlige arkivene i sammenheng med private arkiver fra ulike virksomheter og enkeltpersoner. Det er bare når dette materialet sees samlet at en kan få en gyldig forestilling om fortidens disposisjoner. Både offentlige og private arkiver oppstår i en lokal og regional kontekst. Denne er det viktig å kjenne til og å forstå når arkivmaterialet skal beskrives. En organisering av de statlige arkivdepotene som ikke makter å fange opp dette, kan vanskelig være arkivfaglig forsvarlig.

I de foreliggende planene for det framtidige Arkivverket, er det lagt vekt på behovet for spesialisering. På noen områder kan dette selvsagt være ønskelig. Et eksempel på at det er mulig å få dette til, er pilotprosjektet Norsk olje- og gassarkiv, som ble åpnet av statsråd Widvey i september 2014. Her er både offentlige og private arkiver knyttet til den norske petroleumsvirksomheten samlet ved Statsarkivet i Stavanger. Det kan godt tenkes at tilsvarende prosjekter bør utvikles også andre steder. I Trondheim har man f.eks. samlet dokumentasjon om havbruksnæringen. Norsk helsearkiv og Samisk arkiv er andre eksempler på at utvikling kan skje innenfor dagens struktur.

LES OGSÅ: Alvorlig å fjerne statsarkiva.

Det er behov for god arkivfaglig kompetanse ved samtlige regionale enheter. Dette er nødvendig for å kunne gi kyndig bistand til ulike brukere, relevante råd til dem som har ansvar for ulike offentlige og private arkiver, medvirke ved undervisning og forskning ved universitetene og høyskolene samt ha nærhet til de ikke-statlige, offentlige arkivene som vi fører tilsyn med.

Ikke minst når det gjelder tilsyn med de kommunale arkivene, erfarer vi at kjennskap til de lokale og regionale forholdene er av stor betydning, særlig når påpekte mangler skal følges opp i etterkant av de gjennomførte kontrollene.

Dersom Arkivverket skal medvirke til økt kompetanse hos dem som skaper arkivene, er det ikke en sentralisering og spesialisering som er det riktige organisatoriske grepet. Det er denne diskusjonen som når bør tas i det offentlige rommet. Arkivene er for viktige i et demokratisk samfunn til at organiseringen av dem skal overlates til etatsinterne prosesser.