Riksarkivaren: – Bommar på samfunnsoppdraget

Av Gunnar Urtegaard, historikar og forfattar

Publisert 21. september 2018

Etter snart fire år i direktørstolen og nær 1,5 milliardar i brukte budsjettmidlar, har riksarkivar Inga Bolstad få faglege resultat å visa til.

Innlegget har tidlegare stått på trykk i Dagbladet. 

Organisatorisk eksperimentering og vedvarande strid og uro har prega desse åra. Kulturdepartementet har overordna ansvar for at Arkivverket løyser samfunnsoppdraget sitt.

 Samfunnsoppdraget til det statlege Arkivverket, grunnen til at me har ein slik institusjon, er å sikra at staten sine handlingar vert dokumenterte i notid og framtid.  Dokumentasjon som er skapt digitalt dei siste 20-25 år, og som vert skapt dagleg, er sjølvsagt ein del av dette oppdraget. Riksarkivaren og Kulturdepartementet har gjennom arkivoppdraget ansvar for å sikra kjerneverdiar som rettssikkerheit, demokrati, innsyn og openheit i  samfunnet vårt. Dette går tilbake til paragraf 100 i grunnlova frå 1814.

Ei endringsreise tok til

Frå januar 2013 til eit stykke ut i 2015 var eg tilsett som avdelingsdirektør i det statlege Arkivverket med arbeidsstad på Riksarkivet. Inga Bolstad vart tilsett som riksarkivar hausten 2014.  Ho kom frå Skattedirektoratet utan erfaring frå eller kunnskap om arkivfeltet eller dette særskilde samfunnsoppdraget. Den nytilsette riksarkivaren byrja straks å snakka om «Vi skal ut på en endringsreise».  Frittståande gir moteord som endringsreise inga meining, men med god kopling til samfunnsoppdraget gjennom grundige analysar og prosessar, tenkte eg at dette kan verta interessant.

Denne koplinga til samfunnsoppdraget kom diverre ikkje. Endringsreisa vart i stor grad sett ut til eksterne konsulentar som ofte har ein medisin til alle sine pasientar. Konsulentane tok i stor grad over prosessane. Dei faglege debattane og koplinga til samfunnsoppdraget vart borte.

I «Det nye Arkivverket» strevar institusjonen framleis med å få ny organisasjonen til å fungera godt, snart 4 år etter at alle dei vel 300 tilsette fekk tildelt billett til «endringsreisa».

Kapteinen som mister sitt mannskap

Eg trur mange tilsette var positivt innstilte og forventningsfulle  til den nye riksarkivaren hausten 2014. Diverre leia  riksarkivaren og dei eksterne konsulentane  Arkivverket inn i ein lang og energitappande prosess. Den pågår framleis og har gått ut over dei faglege resultata og dermed samfunnsoppdraget. Stabsfunksjonar har også svulma opp og bruk av eksterne konsulentar har auka sterkt. Uroa i organisasjonen held fram på 4 året.

Våren 2017 vart det gjennomført ei medarbeidarundersøking mellom Arkivverket sine vel 300 tilsette. Under har eg lista heilt sentrale spørsmål frå undersøkinga som går på utøving av leiing i Arkivverket. 250 gav svar. Alle punkta under fekk score på 2-talet på ein skala frå 1 til 5. Score på 2-talet kan berre tolkast som eit rungande NEI frå 250 tilsette til påstandane under:

– Jeg har inntrykk av at toppledergruppen i min virksomhet jobber effektivt sammen

– Toppledergruppen er dyktige til å få gjennomført beslutninger

– I vår virksomhet involveres relevante personer i beslutningsprosesser

– I vår virksomhet er vi tilstrekkelig koordinert med eksterne aktører

– Toppledergruppen kommuniserer virksomhetens mål klart og tydelig

Fagleg usynleg riksarkivar

Leiarar på nivå som riksarkivar, må i dagens samfunn vera fagleg synlege i debattar og i mediebiletet.  Det er ein del av medierøyndomen. Me har gode døme på statlege leiarar som er fagleg synlege  og klarer å løfta fram sitt ansvarsområde og sitt samfunnsoppdrag på ein god måte. Skattedirektør, direktør i Datatilsynet og direktør i Nasjonalbiblioteket er på ulike måtar medvitne om denne svært viktige delen av stillingsansvaret. Riksarkivaren, derimot,  har vore fagleg fråverande og usynleg i desse 4 åra. Dette har fleire negative konsekvensar. Det dekker mellom anna til utfordringane og gjer det vanskelegare å få avgjerande støtte til å gjennomføra det viktige samfunnsoppdraget.

Arkivvern i ei digital tid – både plan og handling manglar

Hausten 2014 vart det understreka at ny riksarkivar skulle prioritera arbeidet med å ta vare på digitalt skapt materiale. Våren 2017 la riksarkivaren fram ein rapport om digitalt skapt materiale i forvaltninga, MAVOD-rapporten. Ambisjonane og dermed forventningane var store. Det er fleire gode analysar i rapporten og tilløp til lovande strategiar i deler av rapporten. Det hjelper likevel lite når eksterne konsulentar får lov til å konkludera med at arkivarbeid i grunnen er samfunnsøkonomisk lite lønsamt og at samfunnsoppdraget ikkje bør kosta for mykje. Riksarkivaren sluttar seg til dette økonomiperspektivet og held ikkje blikket fast retta mot samfunnsoppdraget som det overordna perspektivet.  Rapporten tilrår mindre justeringar i dagens utilstrekkelege praksis. Den tilrådde strategien i MAVOD-rapporten fekk namnet Alternativ 0+.  Namnet er dekkande og godt.

Kontrasten til Datatilsynet sitt målretta og offensive arbeid med personvern i ei digital tid er slåande. I 2018 vert det innført ny forordning om personvern i EU og EØS.  Datatilsynet går rett til kjernen av saka: nye og tydelege krav til utforming av dei ulike datasystema. Stikkordet er pålegg om innebygde løysingar for personvern i alle datasystem.  Innebygde løysingar for arkivvern vart vurdert som ei interessant og god fagleg løysing i MAVOD-rapporten, men lagd bort med økonomiske motargument.

Kulturdepartementet – vedvarande kritikk frå Riksrevisjonen

Kulturdepartmentet (KUD) har ansvar for det statlege Arkivverket i dag. KUD har ved fleire ulike høve dei siste 7 åra fått skarp kritikk frå Riksrevisjonen for manglande oppfølging av digitale utfordringar og muligheiter, mellom anna på arkivfeltet.  Ein av grunnane, slik eg ser det, er vedvarande fråvær av digital kompetanse  og fråvær av ein overordna digital strategi frå KUD.  Rett nok vart det etter mange års påtrykk sett av midlar til digitalt skapt materiale i budsjettet for 2018, men omfang og innretning må bli betre.

KUD er ikkje lenger rett departement for fleire av dei oppgåvene som i dag ligg i samfunnsoppdraget om arkivvern. Dei nye utfordringane på det digitale feltet har lite med kultur å gjera. Morgondagens løysingar for arkivvern må bli ein integrert del av den nasjonale digitale infrastrukturen som no vert etablert for offentleg sektor av KMD og Difi med fleire. Ansvarleg departement  må fylgja av det.  Gjennomgripande endringar må til. Svekking og nedlegging av operative og strategiske funksjonar  ved dei regionale statsarkiva peikar og i negativ retning. Det som byrja som ei arkivutfordring er i ferd med å bli eit samfunnsproblem.