Forskning i åpent kontorlandskap

Av Siri Lindstad

Publisert 10. juni 2015

Cellekontorene står fortsatt sterkt i akademia, men stadig flere ansatte sitter i åpent landskap.

forskning-i--pent-kontorlandskap


– Åpne landskap er mindre fleksible enn man kanskje tror, sier Tove Sørensen ved NST. Foto: NST

forskning-i--pent-kontorlandskap


Med stadig flere ansatte blir det kamp om kontorplassene i akademia, skrev vi i Forskerforum 5/15.

Fakta

Arbeidsgruppen skal levere sin rapport 18. desember og består av:

  • Janicke Stople, HR-direktør ved Universitetet i Bergen
  • Irene Sandlie, personaldirektør ved Universitetet i Oslo
  • Finn Ragnvald Huseby, personal- og organisasjonsdirektør ved Høgskolen i Hedmark
  • Gaute Storås, HR-direktør ved Høgskolen i Østfold

«Ja, hallo …?»

Stemmen i andre enden av røret er så lav at vi nesten har problemer med å høre vedkommende. Uvilkårlig demper vi stemmen selv, og nærmest hvisker fram:

«Hei, det er fra Forskerforum.»

Vi har ringt Trine Strand Bergmo, seniorforsker ved Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) i Tromsø. Hun sitter i åpent landskap, og når vi nå ringer henne ut av det blå, må hun ta med seg telefonen og gå ut av stilleområdet.

– Vi er 16 stykker som sitter sammen. Alle er forskere og trenger arbeidsro. Det kan være en utfordring å holde det stille, men stort sett går det greit, forteller Bergmo.

Ulike landskap

I Forskerforum 5/15 inviterte vi oss selv inn på noen tilfeldig utvalgte forskerkontorer for å høre hva forskerne selv mente skaper en god arbeidsplass. For mens store deler av arbeidslivet ellers har gitt seg hen til åpne kontorlandskap, står cellekontorene fortsatt sterkt i akademia.

NST utgjør i så måte et stort unntak.

Hadde jeg kunnet velge fra øverste hylle, hadde jeg valgt å ha eget kontor.

– Vi er vel 150 ansatte, og har sittet slik som dette i mange år. Hadde jeg fått tilbud om cellekontor – med vindu – hadde jeg tatt det. Men det er hyggelig med folk rundt meg, og jeg er heldig som sitter i et landskap som er definert som stille. Det er det ikke alle som gjør, sier Bergmo.

Kollegaen hennes Tove Sørensen er blant dem. Hun er prosjektleder og seksjonsleder for WHO Collaborating Centre og sitter i et av landskapene der det er lov å snakke, også i telefonen – om enn dempet.

– Jeg har veldig mye utadrettet virksomhet og er mye i møter, så sånn sett går det greit å sitte i åpent landskap. Men hadde jeg kunnet velge fra øverste hylle, hadde jeg valgt å ha eget kontor. Jeg forsøker å gå inn i stillerommene når jeg skal snakke i telefon. Men det er tungvint, for da må jeg gjerne også ta med pc-en for å kunne få avklart ting kjapt. Jeg hadde nok gjerne sittet i et stille landskap, slik Trine gjør, men har for mange telefoner til at det ville ha fungert.

Sparer energi

«Åpent landskap» er det vanligste begrepet for slike kontorfellesskap, «aktivitetsbaserte arbeidsplasser» er et annet.

– Fra arkitektfaglig hold argumenterer vi for at man først må analysere hvilke oppgaver som skal utføres, før man bestemmer hvordan arbeidsplassene skal utformes. Ulike arbeidsoppgaver profiterer på ulike omgivelser. Skal man få god utnyttelse av arealene, kan man ikke bare komme inn døra med ferdige løsninger før man har gjort en analyse, sier Gunhild Synnes. Hun er seniorarkitekt i Statsbygg, landets største leverandør av bygg innen høyere utdanning og forskning.

Kontorer i UH-sektoren står ofte tomme 30 til 70 prosent av tiden.

Arealeffektivisering kommer til å bli stadig viktigere også innen universitets- og høgskolesektoren, tror Statsbygg.

– Hensikten med arealeffektivisering er å få til en energiøkonomisering. Lavenergiutvalget, som leverte en rapport i 2009, sa at tiltakene som var satt i gang for energieffektivisering de siste ti årene, hadde vist en betydelig reduksjon i energiforbruk per kvadratmeter. Men det hjelper jo ikke så lenge antall kvadratmeter per bruker samtidig øker på alle områder, det være seg i boligbygg eller yrkesbygg, inkludert undervisningsbygg, sier Sidsel Jerkø, seniorrådgiver i Statsbygg.

Samtidig gjør ny teknologi det mulig å jobbe på nye måter, mener de to fra Statsbygg.

– Telefonen henger ikke fast i veggen lenger, skriveredskapene kan flyttes på, stadig mer av bok- og tidsskriftsamlingene digitaliseres, påpeker Synnes.

– Skaper dynamikk

Men åpne landskap skal ikke bare utnytte plassen og energien bedre. De skal også kunne skape mer dynamiske arbeidsmiljøer, ifølge Statsbygg.

– Det er gjort undersøkelser som viser at når et arbeidsmiljø flytter til et større bygg og går fra å være ganske tett til å få mer plass, opplever de ansatte arbeidsplassen som mindre dynamisk. Tomme plasser øker avstanden mellom folk. Vi vet at kontorer i UH-sektoren ofte står tomme 30 til 70 prosent av tiden. Da sier det seg selv at det er bedre å planlegge arbeidsplassene ut fra faktisk bruk, sier Jerkø.

Tove Sørensen ved NST kunne nok sett verdien av å sitte sammen med folk hun jobber tett med.

– Men i praksis sitter jeg ikke sammen med noen jeg jobber i prosjekt med nå. Dermed får jeg uvilkårlig med meg ting som foregår andre steder i organisasjonen. Men om jeg skal ha tak i dem jeg trenger å snakke med, må jeg gå litt.

Hun ser ikke helt at åpent kontorlandskap virkelig er så fleksibelt som mange vil ha det til.

– Man skulle kunne tenke seg at det skulle være lett å bytte arbeidsplass samtidig som man bytter prosjekt, slik at man alltid sitter nær dem man jobber med. Men det er en rekke menneskelige faktorer som slår inn. Har du endelig fått deg vindusplass, eller sitter langt fra den bråkete kaffetrakteren, eller har fått sikret deg et heve-/senke-bord, vil du nok helst unngå å bytte plass igjen.

De som gjerne vil sitte i åpne fellesskap, er folk fra en yngre aldersgruppe.

– Må være valgfritt

Det er som sagt cellekontorer som dominerer i sektoren, særlig for vitenskapelig ansatte. Men ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er det nå innført aktivitetsbaserte arbeidsplasser for enkelte av de administrative enhetene.

– I Forskerforbundet ved HiOA er vi verken for eller mot åpne kontorlandskap som sådan, understreker Morten Gransæther Kielland, hovedtillitsvalgt.

– Men vi savner respekt for forskningsresultatene som viser at kontorlandskap øker sykefravær og reduserer produktivitet. Vi mener at arbeidsgiver plikter å legge forholdene til rette for de arbeidstakerne som ikke kan arbeide produktivt i åpent kontorlandskap. Her støtter vi oss på uttalelser fra Arbeidstilsynet. Vi ser at de som gjerne vil sitte i åpne fellesskap, er folk fra en yngre aldersgruppe som liker å arbeide tett på andre. Eldre arbeidstakere vil derimot helst kunne jobbe mer skjermet, og da må det finnes egnete kontorer.

Sak i spørretimen

Ved Veterinærhøgskolen i Oslo forbereder de seg på samlokalisering med Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) og flytting inn i nytt bygg på Ås utenfor Oslo i 2019. I de opprinnelige tegningene var det åpent landskap med opptil 60 kontorplasser som gjaldt.

– Alle fagforeningene gikk sammen med hovedverneombudet og protesterte mot planene. Veterinærforeningen kom på banen, og vi hadde mailkampanjer og lignende aksjoner. Til slutt fikk vi saken opp i Stortingets spørretime, forteller Marit Nesje, forsker og tillitsvalgt for Forskerforbundet.

Det var Fremskrittspartiets representant Tord Lien som tok opp planene for det nye bygget i spørretimen i 2012. Han var da medlem av Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen. «Jeg opplever ikke når Statsbygg ifølge Statsbygg selv prosjekterer med seksmannskontor for folk med professorkompetanse, at det er tegn på store ambisjoner eller å møte morgendagens utfordringer», sa han da. Svaret fra daværende kunnskapsminister Kristin Halvorsen var at «Hvis representanten Lien har behov for å diskutere kontorplass for kontorplass, skal vi få rikelig anledning til å komme tilbake til det.»

– Siste beskjed vi har fått, er at det nå blir vanlige kontorplasser til de aller fleste, forteller Nesje.