Riksarkivaren treffer blink på samfunnsoppdraget

Av Anja Jergel Vestvold, Styreleder Norsk Arkivråd

Publisert 21. september 2018

Klarer vi ikke å møte digitaliseringen med gode, løsninger, er faren at arkivene råtner på rot og aldri blir tilgjengelige for vår ettertid, skriver Anja Jergel Vestvold i Norsk Arkivråd.

I sin kronikk 18. september skriver tidligere avdelingsdirektør i Arkivverket, Gunnar Urtegaard, at Riksarkivar Inga Bolstad setter økonomiske hensyn og bruken av trendord som «endringsreise» foran det å dokumentere statens handlinger for framtida. Vi i Norsk Arkivråd (NA), landets største arkivfaglige interesseorganisasjon, kunne ikke vært mer uenige. Vi mener at endringsreisen Arkivverket har lagt ut på er det viktigste grepet den etaten har gjort på lenge når det gjelder å ta ansvar for dette helt grunnleggende elementet i sitt samfunnsoppdrag: å ta vare på all relevant dokumentasjon skapt av det offentlige og sørge for at vi som samfunn har autentiske og pålitelige arkiver i fremtiden. Det Arkivverket har tatt innover seg på denne endringsreisen er nemlig at de er helt avhengig av å se helheten i dokumentenes livssyklus, og ta ansvar for at de har en rolle helt fra dokumentene blir skapt på en saksbehandlers kontor og hele veien frem til evige liv i et digitalt depot for fremtiden. De kan ikke hoppe bukk over den tidlige fasen, det er den helhetstenkingen som gjør at de treffer på samfunnsoppdraget, det er her og nå at fremtidens arkiver skapes!

Arkivverket er den formelle premissgiveren for dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor, gjennom arkivlov med forskrifter, lovpålagt standard for arkivsystemer (Noark) og andre
retningslinjer. Men i praksis er fremtidens historikere prisgitt de uformelle premissgiverne: IKT-sjefer, arkivansvarlige, politikere, toppbyråkrater og saksbehandlere i hver enkelt offentlige virksomhet. På hvilken måte, og med hvilke verktøy, disse dokumenterer, eller ikke dokumenterer, sine beslutninger, vedtak eller prioriteringer. Hvilke e-poster arkiverer de? Hvilke sletter de? Og i hvilken grad utvikles løsninger som ivaretar arkivfunksjonen? Det vil være avgjørende for om spådommen om en dement stat slår til.

Forventingene og ambisjonene om effektivitet og digitalisering av offentlige tjenester beskrives i Digital agenda og i det årlige digitaliseringsrundskrivet. Arkiv er som alle andre samfunnsområder
svært påvirket av digitaliseringen. Dette er bakteppet for at vi hilser endringer i Arkivverket velkommen. NAs forståelse av Arkivverkets samfunnsoppdrag er understreket av mål fra tildelingsbrevet 2018: «velfungerende dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor med effektiv dokumentfangst» og«avleverte arkiver er bevart og tilgjengeliggjort uavhengig av lagringsmedium og format». Det er grunnen for at vi i mange år har etterlyst en dreining av kompetanse og faglige prioriteringer. Vi har ønsket en omorganisering som kunne gi rom for en mer aktiv utøvelse av premissgiverrollen for danningen av offentlige arkiver. Våre medlemmer har eksempelvis savnet at Arkivmyndigheten tar innover seg at kildene til arkivene vanligvis er i IT-systemer bygget uten løsninger for å lagtidslagre digitale arkiv, og at dagens digitalt skapte arkiv trenger annen faglig forståelse og metode for å kunne bevares enn de tradisjonelle fysiske arkivene.

Metodene og forståelsen må ligge til grunn i hele arkivets livsløp, at måten offentlig forvaltning dokumenterer sine handlinger på og hvilke systemer de brukte, har betydning for om vi i ettertida kan se dokumentasjonen av disse handlingene. Arkivstatistikken for 2018 viser at over halvparten av norske kommuner ikke sikrer digital informasjon om sine innbyggere slik regelverket krever. Denne dokumentasjonen er kanskje den dine barn vil etterspørre om 50 år når de lurer på hvorfor de ikke fikk ekstra støtte i matteundervisningen. Tallene er klare symptomer på at noe er galt i hvordan man tilnærmer seg bevaring av digitale arkiv i offentlig forvaltning. Vi mener det er like viktig å forske på årsak og løsning for hvordan digitale arkiv som skapes ute i offentlige virksomheter må sikres for å ivareta ettertidas rett til å se denne dokumentasjonen, som det er å forske på de historiske arkivene. Klarer vi ikke å møte digitaliseringen med gode, integrerte løsninger i arbeidsprosessene er faren at arkivene råtner på rot og aldri blir tilgjengelige for vår ettertid.

Arkiv er autentisk og pålitelig dokumentasjon av offentlig forvaltnings handlinger. Arkiv er at du kan finne informasjon du stole på om hvilke e-poster som er sendt mellom politikere, offentlig ansatte og næringsliv når ny politikk og løsninger formes. Arkiv er at du kan få pålitelig informasjon om hvilke lobbyister som får møte ministrene og hva de snakker om. Arkiv er at vi kan få vite hvor mye penger som er brukt på IT prosjekter i staten og hva som ble resultatet av dem. Og arkiv er at du kan se dokumentasjonen av hvorfor blokka foran huset ditt plutselig er 2 etasjer høyere enn reguleringsplanen tillater, hvem som søkte og begrunnelsen for å avvike fra planen. Arkiv på papir og digitalisering forstått som skanning av disse er teknologi vi er gode på å holde tilgjengelige i lang tid.

Hva som bevares er valgt ut etter faglige kriterier og skal ivareta de overordnede prinsippene om en åpen forvaltning og demokratiske rettigheter. Det er denne bevaringen som gjør at gjestene i
programmet «Hvem tror du at du er» på NRK finner pålitelig informasjon om seg selv. Nå er arkiv digitale data som trenger helt andre teknikker for å kunne hentes fram igjen i 2060-utgaven av
programmet.

Etter vår mening må endringsreisen i Arkivverket fortsette til tross for at det medfører både smerte, utfordringer og øyensynlig også interne konflikter. Arkivverket må opparbeide ny kompetanse i tråd med et oppdrag som stadig blir bredere. De må ha innflytelse på arkivdanningsprosessene hos offentlige virksomheter. Den teknologiske utviklingen krever nye metoder for digitale arkiv samtidig som kompetanse på å bevare og formidle historiske arkiv må beholdes og videreutvikles. Det er en krevende øvelse i en tid da effektiviseringskrav gjelder og muligheten for tilføring av nye ressurser og stilinger er begrenset. NA har forståelse for at det smerter å bli prioritert ned blant historikerne i Arkivverket, men mener endringsreisen som har begynt er helt nødvendig og at den tar innover seg de endrede mulighetene og premissene digitaliseringen gir. Vi er forventningsfulle og utålmodige etter å se konkrete resultater. Vi tror også at vi bare har sett starten på den endringen som er nødvendig og utfordrer Kulturminister, kulturdepartement og Riksarkivar til å gripe den gylne muligheten som det også er å ha hele dokumentasjonens livssyklus i mente for å gi alle landets borgere: komplette, tilgjengelige, autentiske og relevante arkiver i fremtiden. NA er mer enn gjerne med på å bidra i den videre reisen.

Les også: