Av Asle Olav Rønning og Lina Christensen
Publisert 25. august 2023 kl. 07:30
Tenk deg en liten firkantet sensor som henger under pulten, rett over låret ditt. Sensoren reagerer på varme og måler når du er på kontoret. En slik sensor er installert på kontorene til de ansatte ved Flødevigen forskningsstasjon i Arendal, som er del av Havforskningsinstituttet (HI).
Hensikten er å kartlegge bruken av kontorene. Forskningsinstituttet ønsker oversikt over behovet for kontorplasser i forbindelse med et mulig nybygg i Flødevigen, og et planlagt nybygg ved hovedkontoret i Bergen. Et privat firma står bak systemet. Andre offentlige aktører som Miljødirektoratet, Stavanger kommune og Utdanningsdirektoratet har også benyttet seg av det.
De ansatte ved Flødevigen ble informert om planene i april, og sensorene ble installert i sommer.
– Det er dypt inngripende, sier overingeniør og algeanalytiker ved Flødevigen, Jan Henrik Simonsen.
Han har kontor i en brakke på forskningsstasjonen og har derfor sluppet unna varmesensoren. Men hvis en sensor hadde dukket opp på hans kontor, hadde han fjernet den «på fem sekunder», forteller han.
– Hvorfor skal noen sitte og følge med på når man er til stede og ikke til stede, når man sitter og ikke sitter, og når man er på do, lurer Simonsen på.
Han legger til:
– Jeg er sånn bygd at jeg har for vane å skru av sporing på mobilen, slette cookies og betale en del med kontanter. Det har sine fordeler å bruke pc og telefon, men når det begynner å gå inn på kroppen, så sier jeg nei.
Han mener kontorbruk enkelt kan sjekkes ved å spørre folk om når de er på tokt eller når de har hjemmekontor. Han har også god erfaring med booking-system, der for eksempel studenter kan benytte seg av kontorplassen når ansatte er borte.
– Det burde vært en lodding av stemningen først og bedre informasjon. Da hadde folk kanskje sagt tydeligere fra på forhånd, mener Simonsen.
– Forstår du behovet for å kartlegge bruken av kontorene, slik at arealene kan brukes mer effektivt?
– Jeg forstår behovet for å vite hvilke kontorer som er ledig. Men systemet er lagd for å utvikle åpne og fleksible landskap. Sånn som vi jobber her, kan vi ikke bare dra rundt med fire kvadratmeter med faglitteratur og annet utstyr, sier han, og fortsetter:
– Lag små kontorer, er mitt forslag. Ingen trenger store kontorer, men alle trenger et sted å være, sier Simonsen.
Vara verneombud ved Flødevigen, Jon Albretsen, bekrefter at det har vært en del misnøye mot tiltaket. Noen har til og med fjernet sensoren fra kontoret sitt.
– La oss si at ti prosent er veldig imot, ti prosent ganske imot, mens de fleste synes det er helt greit, sier Albretsen.
Som verneombud er han usikker på om et digitalt overvåkingssystem er den lureste måten å kartlegge kontorbruk på. En spørreundersøkelse kunne også fungert, mener han. Han er imidlertid ikke like skeptisk som Simonsen.
– Overvåkingsfølelsen er individuell. Jeg er forsker og liker å opparbeide data, som det kan lages nyttig statistikk av. Vi overvåkes mer eller mindre uten at vi tenker over det hele tiden, så en brikke som registrerer om vi er på kontoret eller ikke, betyr ikke noe for meg. Det forutsetter selvfølgelig at det er juridisk greit, men det har jeg tiltro til at ledelsen har kontroll på, sier Albretsen.
Mari Skuggedal Myksvoll, leder for Forskerforbundet ved HI, sier at formålet om å unngå tomme kontorer er godt. Samtidig tar hun til orde for andre metoder.
− Vi har forståelse for at arbeidsgiver ønsker å redusere kontorbruken. Vi kan ikke bruke ressurser på å leie og varme opp rom som ikke brukes. Men vi er veldig skeptiske til den personlige overvåkningen dette innebærer. Vi er kritiske til at det ikke er vurdert å bruke andre løsninger, sier Myksvoll.
Foreløpig er det bare avdelingen i Flødevigen som har fått installert de nye sensorene. Myksvoll bekrefter at reaksjonene har vært blandet.
− Våre medlemmer har reagert med vantro. Noen føler at det er svært inngripende. Andre føler seg ikke overvåket, men spør om det virkelig er nødvendig å bruke denne metoden, sier Myksvoll.
− Det bør være mulig å be om unntak for dem som føler at dette er særlig inngripende, sier hun.
Avdelingsdirektør for infrastruktur ved HI, Øystein Brun, sier at det overordnede målet med sensorene er å sikre gode data for bruken av kontorarbeidsplasser.
− Hensikten er ikke å følge med på om den enkelte ansatte er på kontoret eller ikke, understreker han.
Sensorene fungerer ved at de fanger opp infrarød stråling, det vil si varme. Brun sier at det eksterne firmaet som har montert sensorene og drifter systemet, ikke har anledning til å dele dataene med andre. Teknologien er kommet på markedet etter pandemien.
− Vi har gjort en intern lovlighetsvurdering på forhånd, og vi har vurdert det som lovlig, sier Brun.
Det skal imidlertid nå gjøres en ny gjennomgang av om bruken av sensorene er i tråd med lovverket for personvern.
Denne gjennomgangen skal gjøres av personvernombudet ved HI, som er en tjeneste som kjøpes inn fra Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør. Brun sier at saken også skal opp i arbeidsmiljøutvalget ved HI i neste uke, og at den skal diskuteres med fagforeningene på nytt.
Brun viser til at diskusjoner om tilgang på og utforming av kontorplasser ved forskningsinstitusjoner ofte ender opp med høyt støynivå. Han sier at hensikten med å bruke sensorer for å kartlegge bruk av kontorene, er å ha et så godt beslutningsgrunnlag som mulig før det bygges nytt.
− Jeg har i min naivitet tenkt at det ville bli godt mottatt å satse på målinger og kunnskap. Vi ønsker at det skal bli et så godt som mulig kontormiljø for alle ansatte, sier han.
Brun avviser at alternative metoder for kartlegging av kontorbruken ikke har vært vurdert.
− Vi har prøvd egenrapporteringer, altså å snakke med de ansatte. Vi har vurdert stikkprøver, men det er kostbart. Vi har ikke så mange ansatte som kan løpe rundt og registrere, sier Brun.
Kostnadene ved systemet som nå er montert er i størrelsesorden 50 000 kroner for montering og ett års bruk. Manuelle tellinger med god nok kvalitet, er mye mer kostbart, ifølge Brun.
Han sier at ledelsen ved HI vil være lydhør for reaksjonene som nå kommer.
− Ingen kommer til å bli straffet for at de har røsket ned sensorene, forsikrer Brun.
− Vil det bli mulig å si nei til å ha en sensor på kontoret?
− Det er en løsning vi vurderer, sier Brun.
Les også:
