Jobber mer effektivt på hjemmekontor

Jobber mer effektivt på hjemmekontor

Av Jørgen Svarstad

Publisert 12. oktober 2020

Ansatte synes de er mer produktive på hjemmekontoret og at møtene er mer effektive, ifølge undersøkelse. Seniorrådgiver Torbjørn Grønner ved UiO fortsetter gjerne med hjemmekontor etter korona.

Torbjørn Grønner hadde hatt lite hjemmekontor før han og kollegene i slutten av mars ble bedt om å dra hjem fra Blindern og ikke møte opp på jobb dagen etter.

Grønner, som jobber ved Avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjonen ved Universitetet i Oslo (UiO), hadde programmene Zoom og Teams installert på PC-en sin, men aldri brukt dem til å ha videomøter.

Han lagde seg et provisorisk hjemmekontor i hjørnet av stuen. Det ga mersmak. Nå sier han at han jobber mer effektivt her enn i det åpne landskapet på Blindern.     

– Hjemmekontor er mer effektivt for skrivebordsarbeid som krever refleksjon og tenking, der en skal lese ting og hente inn informasjon, sier seniorrådgiver Grønner, som blant annet jobber med utredning og forbereder saker til UiOs ledelse og organer.

Mange har kommet til samme erkjennelse. I en ny studie fra Norges Handelshøyskole (NHH) spurte forskerne 29 administrativt ansatte ved fire universiteter og høyskoler om deres erfaring med hjemmekontor under nedstengingen før sommeren.     

Noen funn var at:   

  • Mange ansatte opplevde at de jobbet mer effektivt.   
  • De fleste mente at digitale møtene var mer effektive enn vanlige møter.
  • De fleste ønsket å fortsette med noe hjemmekontor, i kombinasjon med vanlig kontor, når situasjonen normaliserer seg.   

Studien er ikke publisert ennå, men skal presenteres på en forskningskonferanse denne høsten.     

Færre distraksjoner    

Det var 40,4 prosent sa seg enig i at arbeidsdagen deres hadde blitt mer produktiv. Like mange var verken enige eller uenige i dette, mens bare 17,2 prosent var uenige.    

Dan-Richard Knudsen, som er en av forskerne bak studien, forklarer dette med at folk synes de digitale møtene er mer effektive enn vanlige møter. Og at folk har opplevd færre distraksjoner hjemme.   

– I hvert fall de som ikke hadde barn hjemme. De fikk mer dedikert tid til å arbeide, og ikke så mange distraksjoner, sier ph.d.-stipendiaten.     

– Det kan være enkle spørsmål fra kolleger som kommer innom. Eller en prat ved kaffemaskinen. Det kan ta fem minutter, men også 30 minutter. En del savner den typen interaksjon. Men de tingene tar også ganske mye tid i løpet av en arbeidsdag, sier han.     

Blir forstyrret av andres samtaler   

Seniorrådgiver Torbjørn Grønner sier han i det åpne kontorlandskapet ofte blir forstyrret av andre samtaler, støy fra fellesområder og at folk går inn og ut av fellesområdene. Lokalene deres er opprinnelig ikke laget for åpent kontorlandskap. Det er få stillerom. Han hører det som blir sagt på møterommene.    

– Det åpne landskapet fungerer bra for å få raske avklaringer og når man trenger tett kommunikasjon med kolleger. Men det fungerer mindre bra for konsentrasjonsoppgaver, sier han.

Forskerne skriver at selv om få kunne tenke seg å utelukkende jobbe hjemmefra, hadde de «generelt fått et positivt bilde av å jobbe hjemmefra, og kunne tenke seg fleksibiliteten ved å balansere virtuell jobbing med tilstedeværelse på sin vanlige arbeidsplass».    

Hele åtte av ti sa at de, når situasjonen normaliserer seg, ønsket å jobbe mer fra hjemmekontor enn de hadde gjort før korona.    

Det gjelder Grønner også, som anslår at 75 prosent av arbeidsoppgavene hans er av typen som krever konsentrasjon i rolige omgivelser. Denne høsten jobber han hjemmefra 2-3 ganger i uken.    

Var ikke så positiv, nå ser jeg at det fungerer 

Ledere hadde også blitt mer positive. Som én sier i undersøkelsen:  

«Før nedstengningen var jeg ikke så positiv til at ansatte jobbet fra hjemmekontor. Nå ser jeg at det fungerer».  

For mange var hjemmekontor en ganske ny erfaring. I en annen undersøkelse fra NHH-forskerne, svarte 72 prosent av de rundt 1000 administrativt ansatte ved høyskoler og universiteter at de «aldri» hadde hatt hjemmekontor de siste tre månedene, før nedstengningen i mars. 

Strammere møter med mindre løsprat 

I undersøkelsen sa syv av ti at digitale møter er mer effektive enn fysiske. Informanter sa at møtene oftere startet på tiden og fulgte agendaen mer slavisk. Det var mindre løsprat før og etter møtet, forteller Dan-Richard Knudsen ved NHH.   

Forskerne skriver også at de fleste ønsket at noen møter skulle forbli digitale når situasjonen normaliserer seg. Spesielt hadde erfaringen med å erstatte møter som krevde reiser, vært en øyeåpner. Informantene fant det også naturlig at store, formelle møter som involverer store deler av organisasjonen, forblir digitale. Derimot ville de at mindre møter, innenfor deres avdeling eller seksjon, skulle bli fysiske igjen.  

Torbjørn Grønner ved UiO er imidlertid ikke like positiv til digitale møter. Han innser at de kanskje er mer effektive, målt i antall minutter. Men mye går tapt, mener han.  

– Kommunikasjonen går bedre og er mer dynamisk i fysiske møter. Kommunikasjon er mye mer enn at én og én tar ordet på en skjerm, sier han.  

Grønner peker på at ikke-verbal kommunikasjon forsvinner. Kanskje ikke alle får komme til orde. Og det blir vanskeligere med korte avklaringer med enkeltpersoner før og etter møtet.  

Når han og resten av ledergruppen har møte, gjør de det alltid fysisk, så langt det er mulig. Møter der han deltar mest som observatør, fungerer imidlertid fint å ta digitalt.

Snakket i munnen på hverandre 

I undersøkelsen sa to av tre at de før korona hadde videomøter sjeldnere enn én gang i måneden. Og det fantes ikke noen etablert møtekultur.   

Informantene fortalte at det vokste frem uskrevne regler, som at det var uhøflig å skur av kameraet. Siden det var uklart hvordan man skulle be om ordet, startet ofte folk å snakke i munnen på hverandre. Det viste seg at chattefunksjonen kunne brukes til dette. Men chatten ble også brukt til «metadiskusjoner», der folk kommenterte diskusjonen i møtet, gjerne på en humoristisk måte.   

Og mens folk var vant til at multitasking under møter ikke var greit, fant de ut at det var mulig å svare på eposter og gjøre andre ting under videomøtene.  

Grønner sier:   

– Man burde se på møter på nytt. Én ting er det tekniske, men man burde ha mye mer fokus på hvordan man skal gjennomføre møter. Hva skal til for å til gode og effektive møter? Man har tenkt at man bare kan overføre fysiske møter til digitale møter, men det er mange forhold som ikke er problematisert, sier han.   

Var medlem av 32 chattegrupper   

Selv om mange er fornøyd med hjemmekontor, gikk ikke den tekniske overgangen bare knirkefritt.   

Ikke alle er like datakyndige. Som én informant uttrykte det:   

– Dette er en sektor med mye digital angst. Noen er ikke engang komfortable med å bruke epost og MS Office-verktøy.   

Det var også få retningslinjer for hvilke digitale verktøy man skulle bruke, og hvordan de skulle brukes. Informanter opplevde det som en svakhet.

– Vi opplever identitetsforvirring. Vi er på minimum tre plattformer. Det er som flerspråklighet, vi får kompetanse på flere systemer, men vi blir ikke smarte brukere, sier én i undersøkelsen.   

En annen fortalte at hen var medlem av 32 forskjellige chattegrupper i Teams, og må stadig lete gjennom dem: «Hvor var det dokumentet lagret? Det gjør meg gal. Nå har jeg begynt å be folk om å sende meg epost i stedet».   

Kommunikasjonen i chattegruppene kunne være ineffektiv. Noen brukte dager på å svare. Andre var ikke komfortable med at beslutninger ble tatt på bakgrunn av diskusjoner i chattegrupper, da de var usikre på om alle hadde blitt hørt og alle sider godt nok belyst.   

Avdelingen til Torbjørn Grønner prøvde seg å ha fredagskaffe på Zoom. De fant ut at det ikke fungerte så godt.   

– Vanligvis ville du snakket med dem som sitter ved siden av deg. Når man er 25 personer på Zoom, er det noen som aldri som tar ordet, mens noen har mikrofonen mye, sier han. 

Basert på resultatene sine, kommer NHH-forskerne med fire anbefalinger til ledere om hjemmekontor. Les mer om dette her: