Riksarkivar Inga Bolstad: – Elendighetsbeskrivelsen gir ikke et korrekt bilde

Av Inga Bolstad, riksarkivar

Publisert 24. september 2018

Vår tilnærming kan ikke være å løse gårsdagens eller dagens utfordringer, skriver riksarkivar Inga Bolstad.

Dette er et tilsvar til innlegget til historiker og forfatter Gunnar Urtegaard: Meiner riksarkivaren bommar på samfunnsoppdraget.

Begge innleggene ble opprinnelig publisert i Dagbladet. 

Gunnar Urtegaard berører sentrale utfordringer som vi arbeider med i Arkivverket, med de rammene og politiske føringene som etaten har, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Vi er enig med Urtegaard i at utfordringene er store. Et uttrykk som er brukt av både tidligere og nåværende riksarkivarer er at en nasjon uten pålitelige og autentiske arkiver, vil bli en «dement nasjon».

Riksrevisjonens undersøkelse i 2010 av statens oppfølging av arkiv i norske kommuner, var sterkt kritisk, også mot Riksarkivaren. Arkivverkets årlige undersøkelse av kommunale arkivtjenester, avdekker at det fortsatt er store utfordringer i sektoren. Det har blitt noe bedre etter 2010, og kompetansen på dokumentasjonsforvaltning er styrket både i Arkivverket og i kommunal sektor; men fortsatt har mer enn halvparten av kommunene i Norge ikke sikret digital dokumentasjon i sine arkiver på en god nok måte. Fortsatt står dokumentasjon som berører enkeltpersoners vitale rettigheter og interesser, i fare for å gå tapt. Det overrasker oss at Urtegaard mangler historisk perspektiv på disse utfordringene og på Arkivverkets innsats over lengre tid, siden han selv har arbeidet i Arkivverket med å finne gode løsninger, og umulig kan ha opplevd at alt har vært på sporet. Så enkelt er det ikke.

  Alvorlige mangler med arkiv

Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i den statlige sentralforvaltningen avdekket litt andre, men minst like alvorlige, mangler med arkiv i statlige virksomheter som i kommunene: Virksomhetskritisk informasjon blir liggende i datasystemer og servere, uten å bli journalført og arkivert, slik at arkivene ikke gir grunnlag for dokumentasjon av beslutningsprosesser eller for åpenhet om forvaltningens virksomhet. Konsekvensene blir at formål og sentrale bestemmelser i offentlighetslov, forvaltningslov og arkivlov blir misligholdt. Det er slike samfunnsmessige verdier arkiv dreier seg om!

Arkivverket tar ansvar

Arkivverket tar ansvar. Regjeringen har gitt oss pålegg om å gjøre vår del av jobben med standardisering, veiledning og tilsyn; og vi får klare tilbakemeldinger fra forvaltningen om at vi har blitt dyktigere til å fremme betydningen av gode arkivfunksjoner når det utvikles nye digitale tjenester og nasjonale fellessystemer på tvers av virksomheter og forvaltningsnivåer. Samtidig må det presiseres at det er virksomhetene selv som har ansvaret for å ivareta lov- og regelverk.

Vi arbeider med å bli bedre

Riksarkivaren er faglig myndighet som skal støtte, veilede og samarbeide med forvaltningen. Arkivverket har i så måte fulgt opp føringene i statsbudsjett og tildelingsbrev, innenfor de rammene etaten har fått. Så kan Riksarkivaren – som tidligere Riksarkivarer – både ønske seg bedre rammebetingelser og gjøre bedre innsats med å synliggjøre betydningen av gode arkiv i en digital verden, både i offentligheten og overfor politiske beslutningstakere. Urtegaard sammenligner oss med andre etater som er mer synlige i offentlighet og politikk. Vi tar den utfordringen og arbeider med å bli bedre, men vi vil også mene at Urtegaards kritikk på dette punktet er mer relevant som kritikk mot manglende synliggjøring av arkiv over en lengre periode enn den er mot ledelsen i Arkivverket de siste fire årene.

Fikk tilbakemeldinger fra alle kommunene

I 2016 ba vi alle landets kommuner om å gi oss tilbakemelding på hvordan vi kan bli bedre. Svarene var at Arkivverket, både som arkivmyndighet og veileder, må gjøre mer for å øke forståelsen for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i samfunnet generelt og blant kommunal ledelse og beslutningstakere spesielt. Flere kommenterte også Arkivverkets tilsynsvirksomhet, og viktigheten av at pålegg følges opp. Kommunene ønsker også mer fokus på digitale arkiver.

Dette var viktige tilbakemeldinger som vi tok med oss videre. I dag, som følge av omorganiseringen, eller «endringsreisen» som den refereres til hos Urtegaard, er Arkivverkets tilsynsvirksomhet profesjonalisert og samordnet. Vi får tilbakemeldinger fra både statsforvaltningen og kommunal sektor om at vi har blitt mer synlige som fagmyndighet, og at Arkivverkets nye tilsynsmetodikk er et stort løft fra tidligere.

I år gjennomfører Arkivverket flere tilsyn enn noen gang, og mer rettet mot digitale arkiver enn tidligere. I kommunal sektor har vi konsentrert oss om kommuner som skal slå seg sammen i 2020. Denne prioriteringen er basert på erfaring om at kommunesammenslåinger fører med seg betydelig risiko for tap av arkiv, som er viktige både for løpende oppgaveløsning og som dokumentasjon av virksomhetene.

Arkivering av e-post må bli enklere

Vi er selvfølgelig også enig med Urtegaard i at Arkivverket har et samfunnsansvar knyttet til det å finne gode og effektive løsninger for lagring av digital dokumentasjon. Dette går til kjernen av et nasjonalarkivs oppdrag i alle land. Som nevnt, viser Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i sentralforvaltningen at prosessbeskrivelser og systemer for arkiv har blitt for innfløkte. Det må eksempelvis bli mye enklere, mer «automatisert», å identifisere og arkivere e-post og SMS som har vesentlig verdi som dokumentasjon. Arkivering av epost kan synes elementært i teorien, men har i en årrekke vært en felles utfordring i alle land, som ingen har funnet helt gode løsninger på. Vi kommer ikke bort i fra at løsningene vil kreve særlig innsats og styrket finansiering. Det er Arkivverkets oppgave å fremme satsningsforslag med gode begrunnelser overfor våre oppdragsgivere. Arkivverket kan sikkert kritiseres for at vi ikke har fått bedre gjennomslag hos politiske beslutningstakerne for våre forslag til utviklingsprosjekter og finansiering, men vi opplever ikke dette som en ny utfordring som har kommet med Arkivverkets nåværende ledelse.

Elendighetsbeskrivelsen stemmer ikke

Det tilløpet til elendighetsbeskrivelse som Urtegaard trekker opp, gir ikke et korrekt bilde, og det er lite fruktbart som grunnlag for å komme videre. Vi har riktignok store oppgaver med å sikre gode arkiver som ledd i pålitelig forvaltning, som grunnlag for åpenhet og innsyn, og som rettslig dokumentasjon – og som del av vår felles kulturarv. Men disse utfordringene er ikke nye, og de er ikke spesielle for oss i Norge. Vår tilnærming kan ikke være å løse gårsdagens eller dagens utfordringer. Da risikerer vi eksempelvis å lage prosesser for arkivering av «epost» samtidig som bruk av epost og SMS blir avløst av nye kanaler og plattformer for samhandling og kommunikasjon. Dette er ikke et teoretisk eksempel. Vi må sørge for et sett av virkemidler som gir effektiv arkivering i en digital hverdag der arbeidsprosesser, organisasjoner og systemløsninger er i kontinuerlig endring. For å ivareta dette har vi blant annet opprettet en gruppe med høyt kompetente fagpersoner som arbeider sammen med direktorater, forvaltningen og tjenesteytende virksomheter om å finne nye og enklere måter å sikre dokumentasjon på.

 

Vi er på linje med Urtegaard i at vi trenger systemløsninger for ”innebygd arkivvern”. MAVOD prosjektet som Urtegaard kritiserer, har tatt opp i seg erkjennelsen av at tiden for de store IT-prosjektene som ikke leverer forventede gevinster er forbi. Derfor undersøker prosjektet løsninger som sikrer innovasjon og fleksibilitet, i stedet for å videreføre arbeidsprosesser som ble etablert da arkiv var papir. Og så gjør vi systematiske beregninger av kostnader før vi anbefaler løsninger. Det gjør vi fordi statens utredningsinstruks krever det, men også ut fra dårlige erfaringer med utviklingsarbeid der dette ikke er gjort.

Må se framover

Vi velger å oppfatte Urtegaard slik at han etterlyser større gjennomslag og forståelse for arkiv i en digital verden, og det er en utfordring vi tar til oss. Vi må kunne se oppnevningen av arkivlovutvalget som uttrykk for at Stortinget og Regjeringen anerkjenner at det er store utfordringer på arkivfeltet, og at disse utfordringene krever fornyelse av lovverk og politikk. Arkivlovutvalget skal gjennomgå og vurdere hele arkivsektoren og framlegge forslag til lovgivning som er tilpasset en digital virkelighet. Vi har tro på at utvalgets forslag vil legge grunnlag for en konstruktiv og framtidsrettet debatt om samfunnets arkiver. Men vi er også overbevist om at fornyelse av regelverk, prosesser og systemer for arkiv, vil kreve ny kompetanse og omstilling i arkivsektoren, effektive fellesløsninger og styrket finansiering. Da kan ikke utgangspunktet være at alt har vært i god gjenge tidligere i arbeidet med å utvikle og modernisere arkiv, og at Arkivverket de siste fire årene har brutt løpet og har endret en organisasjon som var godt rigget for å løse utfordringene. Urtegaard kan leses slik at han mener dette, men vi velger å se mer på viktige utfordringer som vi møter i dag. Der kan vi være mer på linje med Urtegaard, hvis vi også er enige om å se framover.

  • Les også: