Arkitektene er for sterke i troen på at arkitektur former våre arbeidsvaner på en god måte, mener kronikkforfatteren.
-pne-kontorlandskap-eller-cellekontorer-
Jan Kristian Karlsen er daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse AS og medforfatter av boka Tid til arbeid, tid til overs.

Stadig flere virksomheter velger åpne kontorlandskap. Ifølge Company Pulse, som utfører analyser i store og mellomstore virksomheter, dreier det seg om drøyt halvparten av kontorarbeidsplassene i Norge. Privateide virksomheter er i førersetet, men offentlige organisasjoner dilter etter. Den største fordelen med «åpne landskap» er at den åpne arkitekturen fremmer informasjonsflyt og uformell kontakt, i alle fall for ekstroverte personer. Ulempene er velkjente og mye debattert. Det handler først og fremst om at brukerne rapporterer om utfordringer med avbrytelser og forstyrrende støy, og at mange opplever at de ikke får konsentrert seg om arbeidsoppgavene. Dersom dette skjer, er det påvist at arbeidsdagene blir noe lengre, og at flere kommer på etterskudd i jobben (Company Pulse 2013).

I vår nye bok, Tid til arbeid – tid til overs, belyser vi viktige forhold som fremmer og hemmer produktivitet i kunnskapsorganisasjoner. Avbrytelser som forstyrrer i utførelsen av arbeidsoppgaver, er ifølge våre undersøkelser den største «tidstyven», men utfordringer med avbrytelser er kun marginal større i åpne kontorlandskap enn i cellekontorer. Det er også marginale forskjeller mellom ulike kontortyper når det gjelder resultater for arbeidsdagens lengde, og om medarbeidere rapporterer at de er à jour eller på etterskudd med arbeidsoppgaver. Det kan innebære at kontortype betyr marginalt for om arbeidsdagene er effektive eller ikke. Resultatene som presenteres her, er imidlertid gjennomsnittstall, som skjuler store forskjeller mellom virksomheter, samt innad i en og samme virksomhet. Stilling/rolle, alder, kjønn og utdanning er blant bakgrunnsvariablene som forklarer forskjeller, samt svært varierende ferdigheter i måter å jobber på. Noen medarbeidere bruker lokalene svært hensiktsmessig, og andre gjør det ikke. Det handler også om kvaliteten på IT-systemer i byggene, og hvordan IT-verktøyene brukes av medarbeiderne, noe som er sterkt undervurdert og underkommunisert i diskursen om ulike kontortyper.

For mange brukere representerer åpne kontorlandskap også en ulempe med hensyn til tap av territorium og den private sfære, noe som utvilsomt er noen av fordelene ved cellekontorer. Det er lett å overse at cellekontorer, og dets størrelse og plassering i bygget, fortsatt er attraktivt. Dette gjelder særlig for godt voksne ledere og andre med lang fartstid i arbeidslivet, men også unge og nyutdannede kan verdsette en beskyttet arbeidsplass etter årevis med studier i støyende og trangbodde omgivelser.

Stadig oftere blir åpne kontorlandskap benevnt som aktivitetsbasert eller aktivitetsstyrt arbeidsplass (ABW på engelsk). Dette er et forholdsvis nytt begrep, men det dreier seg om åpne kontorlandskap i ny «markedsinnpakning», om dog en noe mer sonebasert arbeidsplassutforming enn tradisjonelle åpne kontorlandskap. ABW legger opp til at brukerne skal jobbe ulike steder i lokalene. Dette krever at brukerne mestrer intern mobilitet, altså et variert og bevisst fysisk bevegelsesmønster. Å jobbe aktivitetsbasert – altså variert og internt mobilt – er en krevende arbeidsform. I mobile organisasjoner kan det fungere utmerket dersom IT-systemene fullt ut understøtter mobilitet og brukerne mestrer å jobbe slik. Som oftest er ingen av delene på plass, og dermed vil problemer og tidstyver hope seg opp. I organisasjoner som preges av stasjonære arbeidsprosesser, og disse er det flest av blant store og mellomstore organisasjoner i dagens arbeidsliv, er aktivitetsbasert arbeidsplass et underlig påfunn. Årsaken er at rammebetingelsene er med på å forsterke de tidligere nevnte utfordringene, det vil si avbrytelser, støy og IT-problemer, og det kan vise seg at flere av disse utfordringene er betydelige tidstyver i arbeidsdagen. Dette kommer ofte på toppen av en lite effektiv møtekultur, og mulig også en uhensiktsmessig eller lite effektiv reisevirksomhet.

Satsing på fysisk materialitet i form av moderne kontorbygg og kontorarealer er blitt en av virksomhetenes viktigste satsingsområder når det gjel­der kostnadseffektivitet, styrking av arbeidsmiljøet og bygging av virksom­hetens identitet, omdømme og merkevare. Dette representerer et svært materialistisk utviklingstrekk, og er en internasjonal trend med en formidabel gjennomslagskraft. Arkitektur har utvilsomt mye for seg for å styrke virksomhetens identitet og det fysiske arbeidsmiljøet. Men arkitektene er for sterke i troen på at arkitektur i stor grad former våre arbeidsvaner på en god måte, og de hevder ofte, og uten å blunke, at åpne kontorlandskap styrker produktiviteten i organisasjoner. Dette budskapet har fått betydelig gjennomslagskraft både i privat og i offentlig sektor. Det finnes støtte innenfor forskningen om at arkitektur påvirker vår arbeidsatferd, men det finnes få eller ingen bevis for at medarbeiderproduktiviteten øker som følge av åpne kontorlandskap, og ei heller i cellekontor. Viktigere er det at kontorfasilitetene holder et rimelig anstendig nivå når det gjelder ergonomi og inneklima, at arbeidsplassene er funksjonelle, og at innplassering av brukerne er hensiktsmessig.

Det er et faktum at vitenskapelige undersøkelser gjennomgående påviser at sykefraværet er høyere i åpne kontorlandskap enn i cellekontormiljøer. En dansk studie i regi av Det nationale forskningscenter for arbejdsmiljø i Danmark (2013), påviste at sykefraværet var 62 prosent høyere i åpne kontorlandskap enn i cellekontormiljøer. Studiet dokumenterte imidlertid ikke årsaker og sammenhenger. Ifølge Jan Hyld Pejtersen som er seniorforsker ved Det Nationale Forskningssenter for Arbeidsmiljø i Danmark, er manglende mulighet for å være for seg selv, det som trekker mest ned i storromskontorer (les: åpne kontorlandskap). Forskeren peker også på at et visst privatliv, og det å kunne føre en fortrolig samtale både av arbeids- og privat karakter, betyr mye for brukerne, og dertil at samtalene i storromskontorer ofte blir overfladiske (03.06.14 http://karriere/jobbfinder.dk).

Det er nevnt en rekke ulemper med åpne kontorlandskap, men også cellekontorer byr på ulemper. Uansett valg av kontorløsning handler det om å oppnå fordelene, og om å unngå ulempene. Dernest må organisasjoner kjenne sitt mobilitetsmønster og samarbeidsmønster, samt vite om utfordringer og tidstyver i relasjon til arbeidsmønsteret. Mange yrkesgrupper har behov for mye konsentrasjon i perioder. Det er også et poeng er at individer påvirkes ulikt i fysiske omgivelser (Maher og von Hippel 2005). Mange klarer å konsentrere seg i omgivelser som tilbyr ganske mye støy. Undertegnede skrev mer enn halvparten av boken Tid til arbeid – tid til overs på kafe. Der var både musikk og prat, men det var ingen avbrytelser fra andre personer i lokalene. Det jo ofte slik at de personer som avbryter mest, er gjerne de som kjenner hverandre best.

Hovedfokus i enhver virksomhet, privateid eller offentlig, må være å sette fokus på å skape effektive arbeidsdager for medarbeiderne. Det er også svært trivselsfremmende å få jobben gjort. Christine B. Meyer, tidligere direktør i Konkurransetilsynet, sa det slik: «Vi har høye lønninger i Norge. Det er en rar tankegang å skulle betale ut høy lønn, og ikke tilrettelegge for produktivitet – med egne kontor hvis det er det som er ønskelig. Du taper raskt det du sparer ved åpne kontorlandskap hvis produktiviteten går ned. Jeg får ikke regnestykket til å gå opp, og jeg er økonom» (Dagens Næringsliv 21.07.14). Meyer har neppe beregnet sammenhengen mellom produktivitet og kontortype, men poenget til konkurransedirektøren bør settes på agendaen i enhver ledergruppe som er opptatt av å skape god produktivitet og trivsel på arbeidsplassen.